PKarnet
Un patrocinio es un acuerdo: una empresa o un comercio aporta un importe a la asociación a cambio de algo (una lona, publicaciones en redes, el logo en la camiseta). PKarnet lo lleva como acuerdo de patrocinio sobre un tercero, con sus vencimientos de cobro y su lista de contraprestaciones, y te avisa cuando un vencimiento llega sin cobrar.
Antes de empezar
- El módulo Patrocinadores tiene que estar activado en Asociación → Módulos. Un club deportivo lo trae activado; cualquier otra asociación (una revista con anunciantes, por ejemplo) lo enciende ahí.
- El patrocinador es un tercero. Si ya está en Terceros, se elige de la lista; si no, se da de alta antes. Basta el nombre; el NIF y la dirección hacen falta si va a haber factura.
- Decidid con vuestro asesor si emitís factura por los patrocinios. Un club que factura publicidad con IVA hace actividad económica y le aplica Verifactu (Real Decreto 1007/2023) cuando entre en vigor para su caso. En la duda, el modo «sin factura».
1. Crear el acuerdo
En Patrocinadores → Nuevo acuerdo: patrocinador, título («Patrocinio principal 2026/27», «Lona fondo sur»), temporada, importe total sin IVA, número de vencimientos y cada cuánto (pago único, trimestral, mensual…), y la fecha del primero. El importe se reparte a partes iguales; el último vencimiento se queda con el redondeo.
Abajo, a cambio de qué: una línea por contraprestación, con su tipo (lona, redes, equipación, revista, web, evento). Es la lista que después iréis marcando.
2. Elegir cómo se cobra
- Sin factura. Al cobrar cada vencimiento se registra el ingreso directamente: caja o banco contra la cuenta de ingresos de patrocinadores (la 723000, o la que elijáis), con el tercero en el apunte. Es lo habitual con aportaciones de comercios locales.
- Con factura. Por cada vencimiento PKarnet crea un borrador de factura emitida. Nadie la emite por vosotros: la revisáis y la emitís en Facturas. Cuando allí se cobra, el vencimiento pasa solo a cobrado; si anuláis el borrador, el vencimiento vuelve a pendiente.
Mientras un acuerdo no tenga ningún vencimiento facturado o cobrado se puede corregir todo. Después quedan fijos el importe, el IVA, el modo, el calendario y el patrocinador; siguen editables el título, las fechas del periodo, las notas y las contraprestaciones.
3. Durante la temporada
La ficha del acuerdo tiene los vencimientos con su estado y, en cada uno, el botón que toca: Cobrar (con la caja o banco y la fecha) o Crear borrador de factura. Las contraprestaciones se marcan como hechas con un clic; el listado enseña cuántas van.
En el inicio aparece el aviso «Patrocinios por cobrar o facturar» con los vencimientos que ya han llegado a su fecha y siguen pendientes. Se apaga solo al cobrarlos.
4. Al acabar la temporada
Renovar a la temporada siguiente copia el acuerdo con las fechas un año después, la temporada actualizada y todo pendiente; revisáis el importe y listo. Cancelar deja lo ya cobrado o facturado y anula solo los vencimientos pendientes.
Si venís de una hoja de cálculo
En Patrocinadores → Importar CSV hay una plantilla con tres ejemplos. Una fila por acuerdo; solo son obligatorios el patrocinador y el importe. Si el patrocinador no existe como tercero, se crea; si existe con el mismo NIF o el mismo nombre, se reutiliza. Lo ya cobrado según vuestra hoja no se importa: se marca en la ficha, con su fecha y su cuenta, y así queda contabilizado.