PKarnet
Els camps personalitzats són les dades que la fitxa de soci no du de sèrie i la vostra associació necessita: la talla de la camiseta, el número de federat, la barca. Es creen a Camps personalitzats, dins Socis, i els crea qui pot editar socis. Cada camp surt després a la fitxa, als formularis i als llistats.
Abans de crear-ne un
- Mira si la fitxa ja el té. Nom, DNI, data de naixement, correu, telèfons, adreça, forma de pagament, compte bancari, quota, data d'alta i representant legal ja són de la fitxa. Un camp personalitzat que en repeteix un acaba ple en un lloc i buit a l'altre, i les remeses, l'edat o els avisos només miren el de la fitxa.
- Dades especialment protegides: salut, religió, ideologia, afiliació sindical, origen ètnic o vida sexual. No les guardis si no són imprescindibles. Si el nom del camp ho sembla, PKarnet demana confirmar que l'associació ho necessita i que ho demanarà amb el consentiment exprés de cada soci, i deixa constància de qui ho va confirmar.
1. Tria el tipus
Text, Text llarg, Desplegable, Data, Número o Sí/No (casella).
- Desplegable quan hi ha poques respostes i es repeteixen (la talla, la categoria): totes les fitxes diuen el mateix, escrit igual, i s'hi pot filtrar i fer-ne grups.
- Text quan cada soci diu una cosa diferent (el nom de la seva barca).
- Data, Número i Sí/No només admeten això: una data, una xifra o la casella.
S'hi pot posar l'etiqueta en català i en castellà. «Camp obligatori» fa que no es pugui desar una fitxa sense ell: marca'l només si de veres no es pot donar d'alta ningú sense aquesta dada.
2. Agrupa'ls i, si cal, que es repeteixin
Els camps s'ajunten en grups (per exemple «Barca»: nom i tipus) perquè surtin junts a la fitxa. Si un soci en pot tenir diversos, com dues barques o tres familiars, marca al grup «Es pot repetir»: a la fitxa surt «+ Afegir una altra fila» i cada fila desa els seus camps junts, fins a 10 per soci.
- Un soci sense cap deixa el grup buit. «Obligatori» es demana dins cada fila: si afegeixes una barca, n'has de posar el nom.
- Un grup «Familiar» desa dades de contacte: no fa socis aquestes persones ni les enllaça amb les seves fitxes.
3. Llistes obertes
En un desplegable, «Permetre afegir opcions noves des de la fitxa del soci» fa que la llista acabi en «Una altra…»: el que s'hi escrigui entra a la llista en desar la fitxa, i ho pot afegir qualsevol que editi socis.
- Si només canvien majúscules o accents, es fa servir l'opció que ja hi ha. Si s'assembla a una altra, pregunta abans si et refereixes a aquella; la pots triar o marcar que és una opció nova, diferent d'aquella.
- A l'alta des del web, el que el sol·licitant escriu a «Una altra…» arriba com a proposta i la junta decideix en aprovar-la.
- En importar un CSV, una opció nova s'afegeix tota sola, però una que s'assembla a una altra dona error en aquella fila perquè la corregeixis.
4. On surt
- A la fitxa del soci, en donar-lo d'alta, en editar-lo i en veure'l.
- Al formulari d'alta des del web, si el marques a «Camps personalitzats que s'inclouen», a Alta des del web.
- A l'enllaç de revisió de dades, si marques «El soci ho pot revisar amb el seu enllaç». En un grup que es repeteix, marca tots els seus camps.
- A l'Agenda de socis, si marques «Es veu a l'agenda de socis». Queda registrat qui ho marca.
- A Llistats, com a columna i com a filtre, i a la seva descàrrega en CSV. Les files d'un grup que es repeteix van juntes a la mateixa cel·la.
- A la importació de socis, com a columnes. Les files d'un grup que es repeteix van a la mateixa cel·la separades per « | », en el mateix ordre a totes les seves columnes. Un camp de text es pot crear des del mateix pas de les columnes.
- A Comunicacions, un desplegable o un Sí/No pot crear un grup per cada opció, a «Grups automàtics per camp»: qui canvia d'opció a la seva fitxa, canvia de grup.
- A la descàrrega de les dades de l'associació, amb la resta de la fitxa.
5. Canvia'l sense perdre dades
- L'etiqueta es canvia a la fitxa del camp; els valors es queden.
- El text d'una opció que ja tenen socis es canvia amb «Canviar» a «Valors en ús»: canvia a totes les fitxes alhora i el seu grup de comunicacions el segueix. Si escrius una altra opció que ja existeix, s'ajunten, i això no es desfà.
- Llevar una opció que tenen socis no es pot: abans passa aquestes fitxes a una altra.
- De text a desplegable, amb «Convertir en desplegable», també a «Valors en ús». Ajunta abans les variants amb «Canviar»: les opcions surten del que ja hi ha i cap fitxa no queda fora. Canviar el tipus a mà no deixa si algun valor no és a les opcions.
- Llevar «Es pot repetir»: abans deixa una sola fila a les fitxes que en tenguin diverses; el panell et diu quantes són.
- Deixar de fer-lo servir: «Desactivar» el retira sense esborrar el que hi ha desat, i es torna a encendre marcant «Actiu». «Eliminar» només val per a un camp que no té cap valor desat.
L'error típic
Escriure dues coses en un mateix camp, com «Barca A - Barca B»: així no se sap quin tipus va amb quina barca ni s'hi pot filtrar. Fes el grup repetible i posa una fila per a cada una. «Valors en ús» t'assenyala els valors que semblen dos.