Portar els socis d'un altre programa

Si fa anys que teniu la llista de socis en un Excel o en un altre programa, no cal teclejar ni una fitxa: s'exporta, es puja i PKarnet reconeix les columnes. El que sí que convé és fer les coses en aquest ordre.

1. Abans de tocar el fitxer: les quotes

Ves a Quotes (o a la passa de quotes de l'assistent) i crea totes les que cobrau, amb el mateix nom que surt a la vostra llista: «Quota anual», «Juvenil», «Familiar»… La importació casa la columna de quota pel nom, i un nom que encara no existeixi fa fallar la fila.

2. Exporta la llista a CSV

• A l'Excel: «Desa com a → CSV UTF-8 (delimitat per comes)». El separador tant se val (coma, punt i coma o tabulador): es detecta sol, igual que la codificació.
• Una fila per soci i la primera fila amb els noms de les columnes. No cal canviar-los: «Nom», «Nombre», «Cognoms», «Apellidos», «DNI», «Correu», «Quota», «IBAN»… es reconeixen en català, castellà i anglès, i el que no es reconegui ho assignes a mà a la pantalla següent.
• Compte amb els zeros de l'esquerra. Si obres i deses el fitxer a l'Excel, el codi postal 07001 es converteix en 7001. Abans d'enganxar les dades, posa aquesta columna (i la del número de soci, si porta zeros) en format Text.

3. Quines columnes pot portar

Només dues són obligatòries:

• Número de soci: no es pot repetir al fitxer, i és la clau per tornar a importar més endavant.
• Nom.

Les altres són opcionals, i com més en portis, menys feina després:

• Cognoms, email, DNI, telèfon, mòbil, adreça, codi postal, població, província, país. El DNI es comprova (lletra de control) i no pot estar repetit; el telèfon ha de tenir entre 6 i 15 xifres.
• Data d'alta (si falta, avui) i data de baixa: si la baixa ja ha passat, el soci entra directament de baixa; si és buida o futura, actiu.
• Forma de pagament: «domiciliació», «rebut» o «banc» compten com a SEPA; «transferència»; «efectiu» o «caixa». Si el fitxer no porta la columna, s'aplica la forma de pagament que vas triar a l'assistent.
• Quota: el nom d'una de les quotes de la passa 1. A la pantalla podràs aparellar cada valor diferent amb la seva quota, o deixar-lo sense assignar.
• Data de naixement, observacions. Les dates valen com a AAAA-MM-DD, DD-MM-AAAA o DD/MM/AAAA.
• Compte bancari, només per a qui paga per domiciliació: IBAN, titular (si falta, el mateix soci), BIC, referència del mandat, data de signatura del mandat i país del mandat (si falta, es dedueix de l'IBAN).
• Qualsevol altra columna (secció, talla, categoria…) es pot desar com a camp personalitzat de text; l'assistent ho proposa sol quan la columna té nom i dades. Si no serveix per a res, marca-la com a «ignorar»: un camp creat queda a la fitxa de tots els socis.

4. Els mandats SEPA: la dada que més s'oblida

Per cobrar per domiciliació, cada soci necessita IBAN, referència del mandat i data de signatura. Sense la referència o sense la data, el seu rebut no entra a la remesa: queda com a incidència bancària fins que ho completis.

La referència i la data són al vostre programa anterior, al fitxer de remeses que enviàveu al banc o als mandats signats en paper. Recupera-les ara, amb la llista al davant, i no una a una quan el primer rebut quedi fora.

5. Puja, assaja, corregeix

• Puja el fitxer a Importar socis o a la passa de socis de l'assistent, i comprova la correspondència de columnes que et proposa.
• Fes primer l'assaig: és la mateixa importació sense desar res, i et diu fila per fila què fallaria.
• Si hi ha errors, baixa el CSV de files fallides (porta el motiu a l'última columna), corregeix-les i torna a pujar només aquestes en mode «crear i actualitzar». Les que ja han entrat no es dupliquen: el número de soci mana.
• Quan l'assaig surti net, importa de debò.

6. Després d'importar

• Els socis que hagin quedat sense quota surten a Socis sense quota: assigna-la en bloc o un a un. Sense quota no hi ha rebut.
• Si vols conservar l'històric de rebuts ja cobrats, la passa «Rebuts d'anys anteriors» de l'assistent té la seva pròpia plantilla: número de soci, número de rebut, data, import i estat (cobrat o retornat). No comptabilitzen: són història, no moviments de l'exercici.
• Repassa la tira de dalt de Socis: sense email, domiciliats sense IBAN… És la llista del que et fallarà després si no ho arregles ara.

Dos detalls que sempre pregunten

• Referència externa: és el codi que tenia el soci al programa anterior. Només val la pena si el necessites per encreuar dades; no es veu a la fitxa ni es cerca. Si el vols veure, importa'l com a camp personalitzat.
• Camps amb desplegable, data o número: crea'ls abans a Camps personalitzats, amb el mateix nom que la columna. Si no, es crearan com a text i s'hauran de canviar a mà.