PKarnet
Los campos personalizados son los datos que la ficha de socio no trae de serie y vuestra asociación necesita: la talla de la camiseta, el número de federado, la barca. Se crean en Campos personalizados, dentro de Socios, y los crea quien puede editar socios. Cada campo sale después en la ficha, en los formularios y en los listados.
Antes de crear uno
- Mira si la ficha ya lo tiene. Nombre, DNI, fecha de nacimiento, correo, teléfonos, dirección, forma de pago, cuenta bancaria, cuota, fecha de alta y representante legal ya son de la ficha. Un campo personalizado que repite uno de ellos acaba lleno en un sitio y vacío en el otro, y las remesas, la edad o los avisos solo miran el de la ficha.
- Datos especialmente protegidos: salud, religión, ideología, afiliación sindical, origen étnico o vida sexual. No los guardes si no son imprescindibles. Si el nombre del campo lo parece, PKarnet pide confirmar que la asociación lo necesita y que lo pedirá con el consentimiento expreso de cada socio, y deja constancia de quién lo confirmó.
1. Elige el tipo
Texto, Texto largo, Desplegable, Fecha, Número o Sí/No (casilla).
- Desplegable cuando hay pocas respuestas y se repiten (la talla, la categoría): todas las fichas dicen lo mismo, escrito igual, y se puede filtrar y hacer grupos con ellas.
- Texto cuando cada socio dice algo distinto (el nombre de su barca).
- Fecha, Número y Sí/No solo admiten eso: una fecha, una cifra o la casilla.
Se le puede poner la etiqueta en catalán y en castellano. «Campo obligatorio» hace que no se pueda guardar una ficha sin él: márcalo solo si de verdad no se puede dar de alta a nadie sin ese dato.
2. Agrúpalos y, si hace falta, que se repitan
Los campos se juntan en grupos (por ejemplo «Barca»: nombre y tipo) para que salgan juntos en la ficha. Si un socio puede tener varios, como dos barcas o tres familiares, marca en el grupo «Se puede repetir»: en la ficha sale «+ Añadir otra fila» y cada fila guarda sus campos juntos, hasta 10 por socio.
- Un socio sin ninguna deja el grupo vacío. «Obligatorio» se pide dentro de cada fila: si añades una barca, hay que poner su nombre.
- Un grupo «Familiar» guarda datos de contacto: no convierte a esas personas en socios ni las enlaza con sus fichas.
3. Listas abiertas
En un desplegable, «Permitir añadir opciones nuevas desde la ficha del socio» hace que la lista acabe en «Otra…»: lo que se escriba entra en la lista al guardar la ficha, y lo puede añadir cualquiera que edite socios.
- Si solo cambian mayúsculas o acentos, se usa la opción que ya existe. Si se parece a otra, pregunta antes si te refieres a esa; puedes elegirla o marcar «Es una opción nueva, distinta de esa».
- En el alta desde la web, lo que el solicitante escribe en «Otra…» llega como propuesta y la junta decide al aprobarla.
- Al importar un CSV, una opción nueva se añade sola, pero una que se parece a otra da error en esa fila para que la corrijas.
4. Dónde sale
- En la ficha del socio, al darlo de alta, al editarlo y al verlo.
- En el formulario de alta desde la web, si lo marcas en «Campos personalizados que se incluyen», en Alta desde la web.
- En el enlace de revisión de datos, si marcas «El socio lo puede revisar con su enlace». En un grupo que se repite, marca todos sus campos.
- En la Agenda de socios, si marcas «Se ve en la agenda de socios». Queda registrado quién lo marca.
- En Listados, como columna y como filtro, y en su descarga en CSV. Las filas de un grupo que se repite van juntas en la misma celda.
- En la importación de socios, como columnas. Las filas de un grupo que se repite van en la misma celda separadas por « | », en el mismo orden en todas sus columnas. Un campo de texto se puede crear desde el propio paso de las columnas.
- En Comunicaciones, un desplegable o un Sí/No puede crear un grupo por cada opción, en «Grupos automáticos por campo»: quien cambia de opción en su ficha, cambia de grupo.
- En la descarga de los datos de la asociación, con el resto de la ficha.
5. Cámbialo sin perder datos
- La etiqueta se cambia en la ficha del campo; los valores se quedan.
- El texto de una opción que ya tienen socios se cambia con «Cambiar» en «Valores en uso»: cambia en todas las fichas a la vez y su grupo de comunicaciones lo sigue. Si escribes otra opción que ya existe, se juntan, y eso no se deshace.
- Quitar una opción que tienen socios no se puede: antes pasa esas fichas a otra.
- De texto a desplegable, con «Convertir en desplegable», también en «Valores en uso». Junta antes las variantes con «Cambiar»: las opciones salen de lo que ya hay y ninguna ficha se queda fuera. Cambiar el tipo a mano no deja si algún valor no está en las opciones.
- Quitar «Se puede repetir»: antes deja una sola fila en las fichas que tengan varias; el panel te dice cuántas son.
- Dejar de usarlo: «Desactivar» lo retira sin borrar lo guardado, y se vuelve a encender marcando «Activo». «Eliminar» solo vale para un campo que no tiene ningún valor guardado.
El error típico
Escribir dos cosas en un mismo campo, como «Barca A - Barca B»: así no se sabe qué tipo va con qué barca ni se puede filtrar. Haz el grupo repetible y pon una fila para cada una. «Valores en uso» te señala los valores que parecen dos con «¿Son dos?».