PKarnet
Amb la revisió de dades, cada soci repassa i corregeix el que l'associació té d'ell des d'un enllaç personal: sense usuari, sense contrasenya i sense entrar al panell. El que canvia no es desa tot sol. Arriba com a proposta a Dades enviades pels socis i algú de la junta ho valida camp per camp.
Abans de començar
- Fa falta la casella «Validar els canvis de dades que envien els socis». Per defecte la tenen administració, presidència i secretaria, i serveix per enviar els enllaços i per validar el que torna.
- Per enviar-lo per correu, el soci necessita un correu vàlid a la seva fitxa. Sense, l'enllaç es copia o s'envia per WhatsApp.
1. Envia-l'hi a un soci
A la fitxa del soci, el bloc «Revisió de dades pel soci» té tres botons:
- Enviar enllaç per correu: li arriba al correu de la seva fitxa.
- Enviar per WhatsApp: obre el teu WhatsApp amb la plantilla «Revisió de dades», que ja du l'enllaç. L'enviament el fas tu.
- Copiar l'enllaç: per enviar-lo per una altra via.
El mateix bloc diu quan va sortir el darrer enllaç, si l'ha obert, quan caduca i quan va revisar les seves dades per darrera vegada.
2. O a molts alhora
Demanar la revisió a diversos socis l'envia a un públic: els menors sense representant, les entitats sòcies sense representant, els socis amb dades incompletes, els que no han revisat les seves dades el darrer any o un grup de Comunicacions. Abans d'enviar, compta a quants els arribaria per correu, quants no tenen correu i a quants no se'ls demana perquè ja tenen un enllaç o varen respondre fa menys de 30 dies. El correu surt de 50 en 50: es torna a prémer i segueix per on anava. Qui no té correu surt en una llista amb el seu botó de WhatsApp.
Perquè surti tot sol hi ha la Revisió periòdica de dades: cada 12, 24 o 36 mesos, o «Mai», que és com ve. Es reparteix pel mes d'alta de cada soci o s'envia a tots el mateix mes, sempre en dies feiners i a partir de l'hora que trieu. També es pot demanar quan un menor fa 14 o 18 anys o quan se li torna un rebut, encara que la periòdica estigui a «Mai». Aquests ajusts els canvia qui té la configuració de l'associació.
3. Què veu i què pot canviar el soci
- Nom, llinatges, DNI o NIE i data de naixement; el correu (escrit dues vegades), els telèfons i l'adreça. El DNI surt tapat, amb només els darrers caràcters a la vista: en pot escriure un de nou, però no esborrar-lo.
- Si el soci és una entitat, qui la representa i amb quin càrrec.
- Els camps personalitzats que tenguin marcat «El soci ho pot revisar amb el seu enllaç».
- Els seus tres consentiments: privacitat, comunicacions i imatge.
- Un comentari lliure i, si l'associació ho permet, la petició de baixa.
No pot canviar el seu número de soci, la seva quota ni la seva forma de pagament. Avui l'enllaç tampoc no canvia el compte bancari: un canvi de compte va amb el seu mandat, a la fitxa. Al final marca que les dades són correctes i escriu el seu nom a «Signat per». Si no canvia res, la revisió es tanca tota sola com a «va confirmar les seves dades sense canvis».
4. Valida el que proposa
A Dades enviades pels socis, cada proposta ensenya, camp per camp, el que hi constava i el que proposa el soci, amb la seva casella marcada. «Desar els marcats a la fitxa» desa només el que està marcat; «Descartar-ho tot» la tanca sense tocar la fitxa; la que només du un comentari es tanca amb «Marcar com a llegit».
- Els camps en groc es varen canviar a la fitxa després que el soci enviàs: surten sense marcar. Mira'ls abans de marcar-los.
- En desar s'apliquen les mateixes regles que en editar la fitxa. Si un valor no val, com un DNI o un telèfon mal escrit, no es desa res i es diu quin: desmarca aquest camp i torna a desar.
- Una petició de baixa surt en vermell i sense marcar, amb el motiu i el dia que la va demanar. L'aplica qui té Socis a «Editar».
5. Els consentiments no esperen
El que el soci marca o desmarca als seus consentiments es desa en enviar, sense passar per la junta: és decisió seva, i retirar-lo no pot esperar que algú ho validi. A la proposta veus quins ha canviat.
6. Caducitat i seguiment
- L'enllaç és personal, d'un sol ús, i caduca als 60 dies. Si s'ha de demanar una altra cosa, se n'envia un altre i l'anterior queda substituït.
- A qui el va rebre per correu fa més d'una setmana i no ha respost se li pot recordar una vegada, amb el mateix enllaç.
- Amb un enllaç usat o caducat, el soci veu el contacte de l'associació i el botó «Enviar-me un enllaç nou», que l'envia al correu de la seva fitxa. Des del seu carnet digital també el pot demanar, amb «Demanar l'enllaç per revisar-les».
- El Seguiment de les revisions diu a qui se li va demanar, com, per què i en quin punt és cada petició, i es descarrega en CSV.
Si el soci és menor
Si la data de naixement, la que hi consta o la que escriu, diu que és menor d'edat, el formulari demana les dades del representant legal (nom, DNI i relació) i qui signa és el representant. Si té menys de 14 anys, el formulari diu que els consentiments els marca el representant. L'enllaç va al correu de la fitxa, que sol ser el de la família. L'avís «Socis menors sense representant legal» et diu a qui enviar-l'hi.
L'error típic
Desar tot el que està marcat sense mirar els camps en groc: el que proposa el soci trepitjaria una correcció que la junta va fer després. I demanar-la a tothom cada poc: qui la rep sovint la deixa d'obrir. Cada 24 mesos, repartida pel mes d'alta, sol bastar.