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Con la revisión de datos, cada socio repasa y corrige lo que la asociación tiene de él desde un enlace personal: sin usuario, sin contraseña y sin entrar al panel. Lo que cambia no se guarda solo. Llega como propuesta a Datos enviados por socios y alguien de la junta lo valida campo a campo.
Antes de empezar
- Hace falta la casilla «Validar los cambios de datos que envían los socios». Por defecto la tienen administración, presidencia y secretaría, y sirve para enviar los enlaces y para validar lo que vuelve.
- Para mandarlo por correo, el socio necesita un correo válido en su ficha. Sin él, el enlace se copia o se manda por WhatsApp.
1. Envíaselo a un socio
En la ficha del socio, el bloque «Revisión de datos por el socio» tiene tres botones:
- Enviar enlace por correo: le llega al correo de su ficha.
- Enviar por WhatsApp: abre tu WhatsApp con la plantilla «Revisión de datos», que ya lleva el enlace. El envío lo haces tú.
- Copiar el enlace: para mandarlo por otra vía.
El mismo bloque dice cuándo salió el último enlace, si lo ha abierto, cuándo caduca y cuándo revisó sus datos por última vez.
2. O a muchos a la vez
Pedir la revisión a varios socios lo manda a un público: los menores sin representante, las entidades socias sin representante, los socios con datos incompletos, los que no han revisado sus datos en el último año o un grupo de Comunicaciones. Antes de enviar, cuenta a cuántos llegaría por correo, cuántos no tienen correo y a cuántos no se les pide porque ya tienen un enlace o contestaron hace menos de 30 días. El correo sale de 50 en 50: se vuelve a pulsar y sigue por donde iba. Quien no tiene correo sale en una lista con su botón de WhatsApp.
Para que salga solo está la Revisión periódica de datos: cada 12, 24 o 36 meses, o «Nunca», que es como viene. Se reparte por el mes de alta de cada socio o se manda a todos en el mismo mes, siempre en días laborables y a partir de la hora que elijáis. También se puede pedir cuando un menor cumple 14 o 18 años o cuando se le devuelve un recibo, aunque la periódica esté en «Nunca». Estos ajustes los cambia quien tiene la configuración de la asociación.
3. Qué ve y qué puede cambiar el socio
- Nombre, apellidos, DNI o NIE y fecha de nacimiento; el correo (escrito dos veces), los teléfonos y la dirección. El DNI sale tapado, con solo los últimos caracteres a la vista: puede escribir uno nuevo, pero no borrarlo.
- Si el socio es una entidad, quién la representa y con qué cargo.
- Los campos personalizados que tengan marcado «El socio lo puede revisar con su enlace».
- Sus tres consentimientos: privacidad, comunicaciones e imagen.
- Un comentario libre y, si la asociación lo permite, la petición de baja.
No puede cambiar su número de socio, su cuota ni su forma de pago. Hoy el enlace tampoco cambia la cuenta bancaria: un cambio de cuenta va con su mandato, en la ficha. Al final marca que los datos son correctos y escribe su nombre en «Firmado por». Si no cambia nada, la revisión se cierra sola como «confirmó sus datos sin cambios».
4. Valida lo que propone
En Datos enviados por socios, cada propuesta enseña, campo a campo, lo que constaba y lo que propone el socio, con su casilla marcada. «Guardar los marcados en la ficha» guarda solo lo marcado; «Descartar todo» la cierra sin tocar la ficha; la que solo trae un comentario se cierra con «Marcar como leído».
- Los campos en amarillo se cambiaron en la ficha después de que el socio enviara: salen sin marcar. Míralos antes de marcarlos.
- Al guardar se aplican las mismas reglas que al editar la ficha. Si un valor no vale, como un DNI o un teléfono mal escrito, no se guarda nada y se dice cuál: desmarca ese campo y vuelve a guardar.
- Una petición de baja sale en rojo y sin marcar, con el motivo y el día en que la pidió. La aplica quien tiene Socios en «Editar».
5. Los consentimientos no esperan
Lo que el socio marca o desmarca en sus consentimientos se guarda al enviar, sin pasar por la junta: es decisión suya, y retirarlo no puede esperar a que alguien lo valide. En la propuesta ves cuáles ha cambiado.
6. Caducidad y seguimiento
- El enlace es personal, de un solo uso, y caduca a los 60 días. Si hay que pedir otra cosa, se envía otro y el anterior queda sustituido.
- A quien lo recibió por correo hace más de una semana y no ha contestado se le puede recordar una vez, con el mismo enlace.
- Con un enlace usado o caducado, el socio ve el contacto de la asociación y el botón «Enviarme un enlace nuevo», que lo manda al correo de su ficha. Desde su carnet digital también puede pedirlo, con «Pedir el enlace para revisarlos».
- El Seguimiento de las revisiones dice a quién se le pidió, cómo, por qué y en qué está cada petición, y se descarga en CSV.
Si el socio es menor
Si la fecha de nacimiento, la que consta o la que escribe, dice que es menor de edad, el formulario pide los datos del representante legal (nombre, DNI y relación) y quien firma es el representante. Si tiene menos de 14 años, el formulario dice que los consentimientos los marca el representante. El enlace va al correo de la ficha, que suele ser el de la familia. El aviso «Socios menores sin representante legal» te dice a quién enviárselo.
El error típico
Guardar todo lo marcado sin mirar los campos en amarillo: lo que propone el socio pisaría una corrección que la junta hizo después. Y pedirla a todos cada poco: quien la recibe a menudo deja de abrirla. Cada 24 meses, repartida por el mes de alta, suele bastar.