PKarnet
Tipo de inicio
Elegir cómo arrancáis: de cero o trayendo lo que ya tenéis. Solo cambia el orden de los primeros pasos.
Qué puedes hacer aquí
- «Asociación nueva» si vais a crear la cuota y dar de alta a los socios uno a uno.
- «Vengo de otro programa» si tenéis la lista de socios en un Excel u otro programa: se sube tal cual, y el asistente pide antes las cuotas porque la importación las necesita.
El error típico
- Elegir «nueva» teniendo un Excel con cien socios «para ir más rápido». Acabarás tecleando cien fichas; con «vengo de otro programa» entran todas de una vez.
Ojo con
- La elección se puede reiniciar mientras el asistente no esté completado; lo ya guardado (datos, cuotas) no se pierde.
Después de esto
Datos de la asociación
Nombre, CIF, email y dirección postal: lo que sale impreso en recibos, remesas y facturas.
Qué puedes hacer aquí
- Escribir el CIF con su formato real: se comprueba la letra.
- Poner la dirección completa (calle, código postal y población): sin ella no se pueden emitir remesas ni facturas.
- La provincia es opcional.
El error típico
- Poner el email personal de quien rellena el formulario como email de la asociación. Es el que verán los socios como contacto.
Después de esto
Cuotas
Crear el catálogo de cuotas de la asociación: nombre, importe y cada cuánto se cobran. Aquí no se dice quién paga cuál; eso viene después.
Qué puedes hacer aquí
- Crear una cuota por cada importe o periodicidad distintos (adultos, juvenil, familiar…).
- Si vais a importar socios, usar exactamente los nombres que aparecen en vuestra lista: la columna «cuota» se casa por nombre.
- «Quitar» desactiva la cuota, no la borra: puede tener socios asignados.
El error típico
- Crear una sola cuota «Socio» cuando cobráis tres importes distintos. Después no habrá forma de generar recibos de 20 € a unos y de 30 € a otros sin volver aquí.
Ojo con
- El importe se puede cambiar más adelante; los recibos ya generados conservan el suyo.
Después de esto
¿Cobráis por domiciliación?
Decidir si los recibos se cargan en la cuenta de cada socio (SEPA) o se cobran por transferencia o en efectivo.
Qué puedes hacer aquí
- «Sí» si el banco carga los recibos en las cuentas de los socios: eso es la remesa SEPA.
- «No» si cobráis por transferencia, en efectivo o aún no lo tenéis decidido. Los socios importados sin forma de pago quedarán como transferencia.
- Se puede cambiar después desde Ajustes; no cierra ninguna puerta.
El error típico
- Decir «sí» sin tener contratado el servicio de remesas con el banco. Los recibos quedarán preparados, pero la remesa no se podrá presentar hasta tener el identificador de acreedor.
Después de esto
Datos SEPA de la asociación
La cuenta donde cobráis y el identificador con el que el banco os reconoce como acreedores.
Qué puedes hacer aquí
- IBAN de la cuenta de la asociación donde llegarán los cobros.
- Identificador de acreedor SEPA: lo da el banco al contratar el servicio de remesas; empieza por ES y lleva el CIF dentro.
- Dejar marcada la casilla de la subcuenta contable: crea la cuenta del banco en el plan contable para poder conciliar después.
- El BIC, solo si el banco lo exige.
El error típico
- Confundir el identificador de acreedor con el número de cuenta o con el CIF. Son tres cosas distintas, y el banco rechaza la remesa si el identificador no es el suyo.
Ojo con
- Sin estos datos los recibos SEPA se generan igual, pero la remesa no se puede exportar.
Después de esto
Socios
Meter a la gente: subiendo la lista de vuestro programa o Excel (en CSV) o dando de alta a mano.
Qué puedes hacer aquí
- Subir el CSV tal cual sale del programa anterior: las columnas se reconocen solas y se corrigen en la pantalla siguiente.
- Hacer primero el ensayo: valida todo sin guardar nada y enseña los errores con su línea.
- Bajar el CSV de filas fallidas, corregirlas y volver a subir solo esas en modo «crear y actualizar».
- En el mismo fichero pueden ir el IBAN, la referencia y fecha del mandato, la cuota (por nombre) y columnas propias.
El error típico
- Subir un .xlsx. Solo entra CSV: en Excel, «Guardar como → CSV UTF-8».
- Perder los ceros del código postal (07001 → 7001) al abrir y guardar en Excel. Poner esa columna en formato Texto antes de pegar los datos.
- Poner en la columna «cuota» un nombre que no existe todavía. La cuota hay que crearla antes, en el paso anterior.
Ojo con
- Si el socio trae fecha de baja pasada, entra como socio de baja; si está vacía o es futura, activo.
Después de esto
- Socios
- Importar socios
- Campos personalizados
Socios sin cuota
Decir qué cuota paga cada socio activo que se quedó sin ella al importar.
Qué puedes hacer aquí
- Asignar en bloque una cuota a todos los socios sin cuota, cuando la mayoría pagan lo mismo.
- Para asignar socio a socio, abrir la bandeja de socios sin cuota.
- Comprobar el número de socios activos detectados: si no cuadra, volver al paso de socios.
El error típico
- Asignar en bloque la cuota general a todos y olvidar a los que pagan reducida. Habrá que corregirlos uno a uno antes de generar los recibos.
Ojo con
- Sin cuota asignada no hay recibo: un socio sin cuota es un socio al que no se cobra.
Después de esto
- Socios sin cuota
- Cobrar cuotas
Recibos de años anteriores
Conservar el histórico de recibos ya cerrados del programa anterior, para que la ficha del socio no empiece en blanco.
Qué puedes hacer aquí
- Descargar la plantilla y rellenarla: número de socio, número de recibo, fecha, importe y estado (cobrado o devuelto).
- Importar solo recibos cerrados; los del año en curso se generan desde Cobrar cuotas.
El error típico
- Esperar que estos recibos aparezcan en la contabilidad. No contabilizan: son histórico, no movimientos del ejercicio.
Ojo con
- Este paso es opcional. Si no tenéis el histórico a mano, seguid: se puede importar después.
Después de esto
Correo saliente
Los datos del buzón con el que la asociación enviará recibos, convocatorias y avisos a los socios.
Qué puedes hacer aquí
- Rellenar servidor, puerto, usuario y contraseña tal como os los dé vuestro proveedor de correo.
- Enviar el correo de prueba antes de seguir: es la única forma de saber que funciona.
- Remitente y dirección de respuesta: las que queréis que vean los socios.
El error típico
- Usar la contraseña normal de Gmail. Gmail exige una «contraseña de aplicación», con la verificación en dos pasos activada.
Ojo con
- Sin correo configurado, nada sale de PKarnet hacia los socios. Se puede dejar para después, pero no mucho.
Después de esto
Contabilidad
Abrir el ejercicio contable y sembrar el plan de cuentas base. Sin ejercicio abierto no se puede registrar ni un recibo.
Qué puedes hacer aquí
- Confirmar las fechas: el año natural viene precargado y es lo habitual.
- Si vuestro ejercicio no es el año natural (temporada deportiva, curso escolar), poner sus fechas reales.
El error típico
- Poner como inicio la fecha de hoy «porque empezamos hoy». El ejercicio empieza el 1 de enero (o cuando empiece vuestra temporada), no el día que entráis en PKarnet.
Ojo con
- Las fechas del ejercicio no se cambian a la ligera una vez hay asientos: mejor pensarlo ahora.
Después de esto
Terceros
Proveedores, clientes, patrocinadores y administraciones con los que trabaja la asociación.
Qué puedes hacer aquí
- Importar la lista con la plantilla si ya la tenéis; cada tercero puede tener varios roles.
- Saltar el paso si empezáis de cero: los terceros se crean sobre la marcha al registrar la primera factura.
El error típico
- Dar de alta a los socios como terceros. Los socios ya están; los terceros son las empresas y entidades.
Después de esto
Revisión
Lo que puede impedir arrancar con normalidad, junto en un solo sitio, antes de dar por terminados los primeros pasos.
Qué puedes hacer aquí
- Atender cada incidencia desde su enlace: socios sin cuota, domiciliados sin IBAN, datos SEPA incompletos, errores de importación.
- Leer el estado de la configuración: es el mismo que verás en Ajustes.
- Continuar aunque quede algo en ámbar: nada de esto bloquea, se corrige después.
El error típico
- Marcar «continuar con incidencias» sin leer cuáles son. Un domiciliado sin IBAN es un recibo que no se cobrará.
Después de esto
Pasar al uso normal
Dar por completados los primeros pasos y entrar en el panel de trabajo.
Qué puedes hacer aquí
- Completar: el asistente desaparece del menú y aterrizas en Inicio.
- Todo lo hecho aquí se sigue editando desde el panel: socios, cuotas, datos, correo.
El error típico
- Pensar que completar «cierra» algo. No cierra nada: solo deja de mostrar el asistente.
Después de esto
Revisar la importación
Comprobar lo que PKarnet ha importado en la migración asistida y dar la conformidad antes de la primera remesa.
Qué puedes hacer aquí
- Revisar los socios: que estén todos y que las bajas no hayan entrado como activas.
- Revisar las cuentas bancarias de los domiciliados: que cada IBAN sea el del socio.
- Revisar las cuotas: los importes y a quién se ha asignado cada una.
- Dar la conformidad marcando la casilla, cuando todo cuadre.
El error típico
- Dar la conformidad sin mirar los IBAN. Un IBAN cambiado es un cargo en la cuenta de otra persona.
Ojo con
- Si algo no cuadra, no des la conformidad: avisa desde el botón de ayuda y el equipo de PKarnet lo corrige.