PKarnet
Tu asociación queda lista para cobrar en cinco bloques: datos de la asociación, cuotas y forma de cobro, socios, correo y contabilidad. El asistente de Primeros pasos te lleva por ellos en orden; esta página explica qué pide cada uno y dónde se tropieza.
Antes de empezar
- El CIF y la dirección postal completa de la asociación.
- Las cuotas que cobráis: nombre, importe y cada cuánto.
- Las fechas de vuestro ejercicio contable. Si va de enero a diciembre, ya está.
- Si venís de un Excel u otro programa: la lista de socios exportada en CSV.
- Si cobráis por domiciliación: el IBAN de la asociación y el identificador de acreedor SEPA. Lo da el banco y es lo que más tarda: pídelo cuanto antes.
El asistente lo lleva quien tiene el permiso de datos de la asociación. Mientras no lo completes, tiene su entrada «Primeros pasos» en el menú de ajustes.
No hace falta tenerlo todo el primer día. Casi todos los pasos tienen un botón «Más tarde»: pasas al siguiente sin guardar nada y ese paso se completa después, desde el propio asistente o desde la pantalla del panel que le corresponde. La revisión final junta en un solo sitio lo que ha quedado pendiente; nada de eso impide empezar, pero un socio domiciliado sin IBAN, por ejemplo, es un recibo que no se cobrará.
1. Elige cómo empiezas y rellena los datos
La primera pantalla pregunta cómo arrancáis, y eso solo cambia el orden de los pasos siguientes:
- «Somos una asociación nueva»: creas la cuota y das de alta a los socios poco a poco.
- «Ya tenemos socios y queremos importar datos»: subes vuestra lista tal cual y el asistente pide antes las cuotas, porque la importación las casa por nombre.
- «Preferimos que lo hagáis vosotros»: dejas la lista y el equipo de PKarnet da de alta socios, cuotas y cuentas. Los ficheros se guardan cifrados en la carpeta «Migración» de vuestros Documentos. Lo explica Qué preparar antes de pasarte a PKarnet.
Después vienen los datos de la asociación: nombre, CIF (se comprueba la letra), email y dirección completa. Sin dirección no se pueden emitir remesas ni facturas.
2. Crea las cuotas y decide cómo cobráis
- Crea una cuota por cada importe o periodicidad distintos: adultos, juvenil, familiar. Aquí no se dice quién paga cuál.
- Responde si cobráis por domiciliación. «Sí» añade el paso de datos SEPA: el IBAN de la asociación y el identificador de acreedor. No confundas el identificador con el IBAN ni con el CIF: son tres cosas distintas y el banco rechaza la remesa si el identificador no es el suyo.
- «No» deja los recibos para transferencia o efectivo. Se puede cambiar después desde Ajustes.
En el itinerario de importar, la pregunta del SEPA va antes que las cuotas; en el de asociación nueva, después. El contenido es el mismo.
3. Mete a los socios
- A mano o con un CSV. Solo entra CSV: en Excel, «Guardar como → CSV UTF-8». Haz primero el ensayo: valida todo sin guardar nada y enseña los errores con su línea.
- En el mismo fichero pueden ir el IBAN, la referencia y la fecha del mandato y la cuota por nombre.
- Si vienes de otro programa, el asistente añade dos pasos: Socios sin cuota, para asignar una a quien se quedó sin ella (si no hay nadie, se salta solo), y Recibos de años anteriores, opcional, que guarda el histórico sin tocar la contabilidad.
El detalle está en Traer los socios de otro programa y en Dar de alta a un socio.
4. Configura el correo saliente
Servidor, puerto, usuario y contraseña del buzón de la asociación, tal como os los da vuestro proveedor. Envía el correo de prueba antes de seguir: es la única forma de saber que funciona. Sin correo configurado no sale nada de PKarnet hacia los socios.
5. Abre la contabilidad, revisa y termina
- Contabilidad: confirma las fechas del ejercicio. Empieza el 1 de enero (o cuando empiece vuestra temporada), no el día que entras en PKarnet. Sin ejercicio abierto no se contabiliza nada.
- Terceros: proveedores, patrocinadores y administraciones. Si no tienes la lista, sáltalo: se crean al registrar la primera factura. Los socios no van aquí.
- Revisión: junta en un sitio lo que puede impedir arrancar (socios sin cuota, domiciliados sin IBAN, datos SEPA incompletos, errores de importación) y el mismo estado de la configuración que verás en Ajustes. Nada bloquea, pero para terminar con incidencias vivas tienes que marcar una casilla.
- Pasar al uso normal: el asistente desaparece del menú y aterrizas en Inicio.
El error típico
Elegir «asociación nueva» teniendo un Excel con cien socios, «para ir más rápido». Acabarás tecleando cien fichas; con el itinerario de importar entran todas de una vez.
Y el segundo: pensar que completar el asistente cierra algo. No cierra nada: socios, cuotas, datos y correo se siguen editando desde el panel.
Después de esto
- Cobrar las cuotas del mes: el primer cobro, paso a paso.
- Estado de la configuración: lo que falta, en verde, ámbar o rojo.
- Roles y permisos: invitar al resto de la junta con el rol de su cargo.