PKarnet
Tipus d'inici
Triar com arrencau: de zero o portant el que ja teniu. Només canvia l'ordre dels primers passos.
Què hi pots fer
- «Associació nova» si creareu la quota i donareu d'alta els socis un a un.
- «Vinc d'un altre programa» si teniu la llista de socis en un Excel o un altre programa: es puja tal qual, i l'assistent demana abans les quotes perquè la importació les necessita.
L'error típic
- Triar «nova» tenint un Excel amb cent socis «per anar més ràpid». Acabaràs teclejant cent fitxes; amb «vinc d'un altre programa» entren totes de cop.
Alerta amb
- La tria es pot reiniciar mentre l'assistent no estigui completat; el que ja s'ha desat (dades, quotes) no es perd.
Després d'això
Dades de l'associació
Nom, CIF, email i adreça postal: el que surt imprès als rebuts, les remeses i les factures.
Què hi pots fer
- Escriure el CIF amb el format real: se'n comprova la lletra.
- Posar l'adreça completa (carrer, codi postal i població): sense ella no es poden emetre remeses ni factures.
- La província és opcional.
L'error típic
- Posar l'email personal de qui omple el formulari com a email de l'associació. És el que veuran els socis com a contacte.
Després d'això
Quotes
Crear el catàleg de quotes de l'associació: nom, import i cada quan es cobren. Aquí no es diu qui paga quina; això ve després.
Què hi pots fer
- Crear una quota per cada import o periodicitat diferents (adults, juvenil, familiar…).
- Si importareu socis, fer servir exactament els noms que surten a la vostra llista: la columna «quota» es casa pel nom.
- «Treure» desactiva la quota, no l'esborra: pot tenir socis assignats.
L'error típic
- Crear una sola quota «Soci» quan cobrau tres imports diferents. Després no hi haurà manera de generar rebuts de 20 € a uns i de 30 € a altres sense tornar aquí.
Alerta amb
- L'import es pot canviar més endavant; els rebuts ja generats conserven el seu.
Després d'això
Cobrau per domiciliació?
Decidir si els rebuts es carreguen al compte de cada soci (SEPA) o es cobren per transferència o en efectiu.
Què hi pots fer
- «Sí» si el banc carrega els rebuts als comptes dels socis: això és la remesa SEPA.
- «No» si cobrau per transferència, en efectiu o encara no ho teniu decidit. Els socis importats sense forma de pagament quedaran com a transferència.
- Es pot canviar després des d'Ajustos; no tanca cap porta.
L'error típic
- Dir «sí» sense tenir contractat el servei de remeses amb el banc. Els rebuts quedaran preparats, però la remesa no es podrà presentar fins a tenir l'identificador de creditor.
Després d'això
Dades SEPA de l'associació
El compte on cobrau i l'identificador amb què el banc vos reconeix com a creditors.
Què hi pots fer
- IBAN del compte de l'associació on arribaran els cobraments.
- Identificador de creditor SEPA: el dona el banc en contractar el servei de remeses; comença per ES i porta el CIF a dins.
- Deixar marcada la casella del subcompte comptable: crea el compte del banc al pla comptable per poder conciliar després.
- El BIC, només si el banc l'exigeix.
L'error típic
- Confondre l'identificador de creditor amb el número de compte o amb el CIF. Són tres coses diferents, i el banc rebutja la remesa si l'identificador no és el seu.
Alerta amb
- Sense aquestes dades els rebuts SEPA es generen igual, però la remesa no es pot exportar.
Després d'això
Socis
Posar-hi la gent: pujant la llista del vostre programa o Excel (en CSV) o donant d'alta a mà.
Què hi pots fer
- Pujar el CSV tal com surt del programa anterior: les columnes es reconeixen soles i es corregeixen a la pantalla següent.
- Fer primer l'assaig: ho valida tot sense desar res i mostra els errors amb la seva línia.
- Baixar el CSV de files fallides, corregir-les i tornar a pujar només aquestes en mode «crear i actualitzar».
- Al mateix fitxer hi poden anar l'IBAN, la referència i data del mandat, la quota (pel nom) i columnes pròpies.
L'error típic
- Pujar un .xlsx. Només entra CSV: a l'Excel, «Desa com a → CSV UTF-8».
- Perdre els zeros del codi postal (07001 → 7001) en obrir i desar a l'Excel. Posar aquesta columna en format Text abans d'enganxar les dades.
- Posar a la columna «quota» un nom que encara no existeix. La quota s'ha de crear abans, al pas anterior.
Alerta amb
- Si el soci porta data de baixa passada, entra com a soci de baixa; si és buida o futura, actiu.
Després d'això
- Socis
- Importar socis
- Camps personalitzats
Socis sense quota
Dir quina quota paga cada soci actiu que va quedar sense en importar.
Què hi pots fer
- Assignar en bloc una quota a tots els socis sense quota, quan la majoria paguen el mateix.
- Per assignar soci a soci, obrir la safata de socis sense quota.
- Comprovar el nombre de socis actius detectats: si no quadra, tornar al pas de socis.
L'error típic
- Assignar en bloc la quota general a tothom i oblidar els que paguen reduïda. S'hauran de corregir un a un abans de generar els rebuts.
Alerta amb
- Sense quota assignada no hi ha rebut: un soci sense quota és un soci a qui no es cobra.
Després d'això
- Socis sense quota
- Cobrar quotes
Rebuts d'anys anteriors
Conservar l'històric de rebuts ja tancats del programa anterior, perquè la fitxa del soci no comenci en blanc.
Què hi pots fer
- Baixar la plantilla i omplir-la: número de soci, número de rebut, data, import i estat (cobrat o retornat).
- Importar només rebuts tancats; els de l'any en curs es generen des de Cobrar quotes.
L'error típic
- Esperar que aquests rebuts surtin a la comptabilitat. No comptabilitzen: són històric, no moviments de l'exercici.
Alerta amb
- Aquest pas és opcional. Si no teniu l'històric a mà, continuau: es pot importar després.
Després d'això
Correu sortint
Les dades de la bústia amb què l'associació enviarà rebuts, convocatòries i avisos als socis.
Què hi pots fer
- Omplir servidor, port, usuari i contrasenya tal com els doni el vostre proveïdor de correu.
- Enviar el correu de prova abans de continuar: és l'única manera de saber que funciona.
- Remitent i adreça de resposta: les que voleu que vegin els socis.
L'error típic
- Fer servir la contrasenya normal de Gmail. Gmail exigeix una «contrasenya d'aplicació», amb la verificació en dos passos activada.
Alerta amb
- Sense correu configurat, res no surt de PKarnet cap als socis. Es pot deixar per després, però no gaire.
Després d'això
Comptabilitat
Obrir l'exercici comptable i sembrar el pla de comptes base. Sense exercici obert no es pot registrar ni un rebut.
Què hi pots fer
- Confirmar les dates: l'any natural ve precarregat i és l'habitual.
- Si el vostre exercici no és l'any natural (temporada esportiva, curs escolar), posar-hi les dates reals.
L'error típic
- Posar com a inici la data d'avui «perquè començam avui». L'exercici comença l'1 de gener (o quan comenci la vostra temporada), no el dia que entrau a PKarnet.
Alerta amb
- Les dates de l'exercici no es canvien a la lleugera un cop hi ha assentaments: millor pensar-ho ara.
Després d'això
Tercers
Proveïdors, clients, patrocinadors i administracions amb què treballa l'associació.
Què hi pots fer
- Importar la llista amb la plantilla si ja la teniu; cada tercer pot tenir diversos rols.
- Saltar el pas si començau de zero: els tercers es creen sobre la marxa en registrar la primera factura.
L'error típic
- Donar d'alta els socis com a tercers. Els socis ja hi són; els tercers són les empreses i entitats.
Després d'això
Revisió
El que pot impedir arrencar amb normalitat, tot junt en un sol lloc, abans de donar per acabats els primers passos.
Què hi pots fer
- Atendre cada incidència des del seu enllaç: socis sense quota, domiciliats sense IBAN, dades SEPA incompletes, errors d'importació.
- Llegir l'estat de la configuració: és el mateix que veuràs a Ajustos.
- Continuar encara que quedi alguna cosa en ambre: res d'això bloqueja, es corregeix després.
L'error típic
- Marcar «continuar amb incidències» sense llegir quines són. Un domiciliat sense IBAN és un rebut que no es cobrarà.
Després d'això
Passar a l'ús normal
Donar per completats els primers passos i entrar al panell de treball.
Què hi pots fer
- Completar: l'assistent desapareix del menú i aterres a Inici.
- Tot el que s'ha fet aquí es continua editant des del panell: socis, quotes, dades, correu.
L'error típic
- Pensar que completar «tanca» alguna cosa. No tanca res: només deixa de mostrar l'assistent.
Després d'això
Revisar la importació
Comprovar el que PKarnet ha importat a la migració assistida i donar la conformitat abans de la primera remesa.
Què hi pots fer
- Revisar els socis: que hi siguin tots i que les baixes no hagin entrat com a actives.
- Revisar els comptes bancaris dels domiciliats: que cada IBAN sigui el del soci.
- Revisar les quotes: els imports i a qui s'ha assignat cadascuna.
- Donar la conformitat marcant la casella, quan tot quadri.
L'error típic
- Donar la conformitat sense mirar els IBAN. Un IBAN canviat és un càrrec al compte d'una altra persona.
Alerta amb
- Si alguna cosa no quadra, no donis la conformitat: avisa des del botó d'ajuda i l'equip de PKarnet ho corregeix.