PKarnet
La convocatòria de l'assemblea és l'enviament més delicat de l'any: ha d'arribar a tothom, amb l'antelació que marquen els teus estatuts, i poder-se demostrar. El recorregut comença abans d'escriure ni una línia.
0. Primer, la xifra que importa
Obre Comunicacions i mira els destinataris abastables sobre el total de socis actius. Aquesta és la teva assemblea real.
Si 60 de 120 socis no tenen email, mitja associació no se n'assabentarà — i això no s'arregla escrivint millor l'assumpte. S'arregla a Socis, completant emails, abans de convocar.
1. A qui convoques?
Si la convocatòria és per a tots els socis, no necessites res més. Si és per a un subconjunt (una secció, els federats), crea abans un grup de socis i convoca el grup.
2. Escriu la campanya
Crea la comunicació. Mentre està en esborrany ho pots tocar tot:
- El contingut admet variables (el nom del soci, per exemple): cadascú rep el seu correu, no una còpia genèrica.
- Adjunta l'ordre del dia o la convocatòria formal en PDF. Els adjunts només es poden tocar en esborrany.
3. Prova-la abans d'amollar-la
- La previsualització t'ensenya el correu com el veurà un soci d'exemple, amb les variables ja substituïdes.
- L'enviament de prova te l'envia a tu, tal com sortirà. Llegeix-lo al mòbil: així el llegiran la majoria.
4. L'enviament definitiu
En enviar, la llista de destinataris queda congelada en aquell moment: les altes posteriors no l'alteren, i el resultat de cada correu queda registrat — quants entregats, quants fallits. Aquest registre és la teva constància de convocatòria.
- El progrés es veu en viu; una campanya enviada ja no s'edita. Si res estava malament, la següent campanya ho corregeix — l'enviada és història i així ha de quedar.
El detall humà
L'antelació de la convocatòria la marquen els teus estatuts, no PKarnet. Compta els dies des de l'enviament, no des de la redacció — i guarda un marge: els estatuts no entenen de caps de setmana.