PKarnet
La secretaria a PKarnet és el cens, la paraula i l'arxiu: qui és soci, com li arriba el que la junta ha de dir i on queda guardat el que es decideix. Aquesta ruta recorre les quatre tasques en l'ordre en què surten.
Abans de començar
- El rol Secretaria obre socis, carnets, llistats, campanyes i el gestor documental. No obre la forma de pagament, les quotes ni els rebuts del soci: això és de tresoreria llevat que et donin la casella. Detall a Rols i permisos.
- Tampoc no obre la configuració del correu de l'associació. Si els enviaments no surten, qui tengui administració o presidència ho revisa a Configuració d'email.
1. Dona d'alta els socis nous
Hi ha dues portes d'entrada:
- Des del panell: Socis i «Nou soci». El recorregut Donar d'alta un soci, de principi a fi explica la fitxa, la forma de cobrament, la quota i el carnet.
- Des del web de l'associació: les persones que omplen el formulari i confirmen el seu email surten a Sol·licituds d'alta, i a Inici com a incidència. En aprovar, s'obre la fitxa d'alta ja omplerta: revises, corregeixes i deses. Si rebutges, pots avisar per email amb el motiu.
La llista de sol·licituds avisa quan l'email o el DNI coincideixen amb un soci que ja existeix. En aquest cas no aprovis: rebutja i actualitza la seva fitxa. El justificant en PDF de cada sol·licitud recull el que va enviar, el text de les caselles que va acceptar i la confirmació de l'email; substitueix la fitxa signada en paper.
Si l'associació ve d'un altre programa i s'han de portar tots de cop, el recorregut és Portar els socis d'un altre programa.
2. Mantén les dades al dia: baixes i supressió
La tira de dalt de Socis (sense email, sense carnet, domiciliats sense IBAN) és la teva llista de feina. Un soci sense email és un soci que no rebrà la convocatòria.
Quan algú se'n va, distingeix dues coses:
- Donar de baixa no esborra ningú: posa la data de baixa, tanca la seva quota i revoca el seu carnet. Segueix a la llista amb tot el seu històric i es pot reactivar des de la fitxa, tot i que la quota i el carnet s'han de tornar a posar a mà.
- Eliminar dades personals és per quan la persona demana que se suprimeixin les seves dades (dret de supressió del RGPD). És a la seva fitxa i demana escriure ELIMINAR.
Eliminar dades personals no es pot desfer: s'esborren nom, contacte, adreça, DNI, data de naixement, IBAN i documents, i es revoquen carnet i consentiments. La fitxa conserva només el número de soci perquè rebuts i assentaments continuïn quadrant, i ja no es pot editar ni reactivar.
Quant de temps s'han de conservar les dades d'un exsoci abans de suprimir-les depèn dels teus estatuts i de les obligacions comptables; si dubtes, consulta amb el teu gestor.
3. Convoca i comunica
- Abans d'escriure, mira a Comunicacions els destinataris abastables sobre el total de socis actius: aquesta és la teva assemblea real.
- Si escrius a una part de l'associació (una secció, un equip), crea abans un grup a Grups.
- Treballa la campanya en esborrany, fes la previsualització i l'enviament de prova, i envia. Una campanya enviada no s'edita: queda com a constància, amb el resultat de cada correu.
El recorregut complet, amb l'antelació i la prova al mòbil, és a Convocar l'assemblea. L'antelació la marquen els teus estatuts, no PKarnet.
4. Guarda els documents on es puguin trobar
- A Documents hi van les actes, els estatuts, les pòlisses: crea carpetes i puja els arxius.
- Els documents d'un soci concret (el seu mandat, el seu DNI, la sol·licitud signada) van a la seva fitxa de Socis, no aquí.
- La cerca troba per nom i pel que diu el document (PDF, Word, Excel i text). Un escaneig o una foto només es troben per nom: posa'ls un nom que s'entengui.
- El que esborres va a la paperera i des d'allà es recupera. Les carpetes marcades com a «Automàtic» les fa servir PKarnet per arxivar factures, justificants i expedients: no es reanomenen ni s'esborren.
L'error típic
Fer servir «Donar de baixa» per corregir una dada mal posada, o «Eliminar dades personals» per netejar la llista d'exsocis. La baixa no arregla dades: s'editen a la fitxa. I la supressió no és neteja: és una petició concreta d'una persona i no es desfà. Per no veure els exsocis, filtra Socis per estat.