PKarnet
Les dades de la teva associació es descarreguen des de Descarregar les nostres dades, a Ajustos → Implantació / Avançat: un arxiu ZIP amb un full de càlcul per cada tipus de dada, quan vulguis i sense demanar-ho a ningú. La descàrrega només llegeix: no esborra ni canvia res.
Abans de començar
- Necessites la casella de permisos «Descarregar totes les dades de l'associació». Per defecte la tenen administració i presidència; a administració no se li pot llevar. Secretaria, tresoreria i el personal no la tenen, llevat que els la donin a Usuaris.
- És una casella a part a propòsit: baixar-se totes les dades personals i tots els IBAN dels socis no és el mateix que canviar el logo.
1. Mira què du el paquet
La pantalla ensenya primer quantes files du cada bloc, i el botó va després. Avui el paquet du:
- L'associació: nom, NIF, domicili i dades de creditor SEPA.
- Socis: fitxes, comptes bancaris, consentiments i camps personalitzats.
- Quotes i rebuts: les quotes, a qui s'assignen, els rebuts i els pagaments.
- Cobraments: les remeses SEPA generades.
- Comptabilitat: pla de comptes, assentaments, apunts, exercicis i tancaments, tercers, immobilitzat i amortitzacions.
- Banc: els extractes importats i la seva conciliació.
Si encara no hi ha dades, el botó està desactivat.
2. Descarrega el ZIP
Pitja «Descarregar el paquet (.zip)». Es genera al moment i el seu nom du el de l'associació i la data.
Un cop descarregat, el paquet ja és fora de PKarnet: du les dades personals de tots els socis i, si les tenies, els seus números de compte. Guarda'l en un lloc segur, no l'enviïs per correu sense protegir-lo i esborra'l quan ja no et faci falta. L'associació és la responsable d'aquestes dades.
Cada descàrrega queda registrada a l'historial de l'associació, amb qui la va fer i quan.
3. Obre'l
- Un arxiu .csv per taula, repartits en carpetes per bloc (socis, quotes, comptabilitat…). S'obren amb Excel, LibreOffice o qualsevol full de càlcul.
- Format: UTF-8 i punt i coma com a separador, que és el que espera un Excel en castellà. Si un altre programa demana un altre separador, es tria en importar.
- Capçaleres en l'idioma de l'associació. Els arxius s'enllacen per la columna id: el soci d'un rebut es cerca pel seu id a l'arxiu de socis.
- LEEME.txt explica què és cada arxiu i quantes files té. manifest.json du els noms tècnics de les columnes, per al programa que rebi les dades.
Què no du, i per què
- Contrasenyes, claus del TPV i certificats de signatura. Es guarden xifrats i no surten del servidor ni per a tu: un secret dins un arxiu descarregat deixa de ser un secret. Sí que surt que existeixen, de quin tipus són i quan caduquen.
- Dades tècniques: memòries cau, codis d'un sol ús, registres d'accés que s'esborren tots sols i mesures d'ús del tauler. No són dades de l'associació, i exportar codis d'accés seria regalar claus.
- El que PKarnet anota sobre el teu compte: les seves notes internes i la relació comercial amb l'associació. Tampoc els avisos que altres persones envien sobre continguts, perquè duen el nom i el correu de qui avisa: lliurar-los no seria tornar-te les teves dades, seria donar les d'un tercer.
- Les dades personals de qui va demanar que se suprimissin. Si a la seva fitxa es va emprar «Eliminar dades personals», el soci surt anonimitzat: només amb el seu número. Els seus rebuts i assentaments sí que surten, perquè són els llibres de l'associació i sense ells els totals no quadrarien. Els socis donats de baixa de la manera normal surten sencers, amb el seu estat.
- De moment, la resta de mòduls: factures de venda i de compra, botiga, esdeveniments, subvencions, comunicacions, carnets, llistats, documents, usuaris, sol·licituds d'alta des del web, ajustos i historial de l'associació encara no entren al paquet.
- De moment, els arxius pujats: documents del gestor documental i de les fitxes de soci. No en surten ni els arxius ni les seves fitxes: es descarreguen un a un des de Documents i des de cada fitxa.
L'error típic
Tractar el ZIP com una còpia de seguretat per tornar enrere. El paquet no es torna a pujar a PKarnet: serveix per tenir una còpia pròpia, per dur les dades a un altre programa o per veure què hi ha. I l'altre: donar la casella a tota la junta «per si de cas». Qui la té es pot endur tots els IBAN amb un clic.