PKarnet
A PKarnet cada persona entra amb un rol, i el rol només és la plantilla: marca unes caselles d'accés per defecte que després pots donar o treure una a una des de la seva fitxa d'usuari.
Abans de començar
- Els usuaris es gestionen a Usuaris. Per entrar-hi cal la casella «Usuaris i invitacions», que duen administració i presidència.
- Un usuari és una persona de la junta o de l'equip. Els socis no són usuaris: no entren al panell.
1. Coneix els sis rols
Això és el que du cada rol de fàbrica:
- Administrador: totes les caselles.
- Presidència: totes excepte el reinici de l'associació. Inclou Usuaris, les dades de l'associació i la descàrrega de totes les dades.
- Secretaria: socis (alta, edició, baixa, importació i documents del soci), carnets, llistats, el gestor documental, esdeveniments, campanyes i comunicacions econòmiques, botiga, factures de venda i expedients de subvencions. No du la forma de pagament, les quotes ni els rebuts del soci, ni la comptabilitat.
- Tresoreria: consulta de socis i la seva part econòmica (forma de pagament, quotes, rebuts), tota la comptabilitat (assentaments, extractes i conciliació, exercicis), quotes, cobraments i remeses SEPA, factures, botiga, subvencions amb els seus imports i esdeveniments, i l'avís de càrrec de les remeses («Comunicar càrrec»). No du les campanyes generals ni les dades de l'associació.
- Personal: veure socis, gestionar esdeveniments i verificar carnets, també des de l'app mòbil. Res de doblers ni de comunicacions.
- Només escàner / control d'accés: no entra al panell. Només valida entrades a l'app mòbil dels esdeveniments als quals se l'assigni.
Si algú intenta obrir una pantalla sense la casella, PKarnet no li mostra res: li diu a què no té accés i que ho demani a una persona administradora.
2. Convida cada persona amb el rol del seu càrrec
A Usuaris, convida per email i tria el rol. La persona crea la seva pròpia contrasenya en acceptar la invitació. Cada canvi de rol queda registrat amb qui el va fer.
- Tria el rol del càrrec real, no el més ample. El rol de tresoreria existeix perquè tresoreria no hagi de ser administradora.
3. Ajusta les caselles si el repartiment de la teva junta és diferent
Obre la fitxa de l'usuari: el bloc Accessos mostra totes les caselles agrupades (Socis, Comptabilitat, Quotes, Comunicacions, Ajustos…). Marca o desmarca les que calguin.
- El que difereix del rol queda assenyalat com a «diferent del rol», i al llistat d'Usuaris aquesta persona surt com a Personalitzat.
- Casos típics: a la teva junta la secretaria també assigna les quotes (dona-li «Forma de pagament, quotes i rebuts del soci»); la tresoreria envia també campanyes generals als socis (dona-li «Campanyes, carnets digitals, grups de socis i veure plantilles»); una vocal revisa els comptes sense tocar-los (Personal amb «Consultar diari, major i informes»: veu diari, major i informes sense cap botó d'escriptura).
Canviar el rol d'una persona posa les seves caselles als valors del rol nou i descarta les personalitzades. Si l'havies afinada, les hauràs de tornar a marcar.
4. Coneix els límits que PKarnet no deixa botar
- A un administrador no se li poden treure tres caselles: «Usuaris i invitacions», «Reinici de l'associació» i «Descarregar totes les dades de l'associació». Surten marcades i bloquejades.
- Ningú no es pot treure a si mateix l'accés a Usuaris ni desactivar-se a si mateix.
- L'associació no es pot quedar sense cap administrador actiu: no es deixa desactivar ni canviar de rol el darrer.
- La descàrrega de totes les dades va en una casella pròpia a posta: du les dades personals i els números de compte de tots els socis. No és el mateix que canviar el logotip.
L'error típic
Donar administració a tota la junta «per si de cas». Amb això qualsevol pot reiniciar l'associació, descarregar les dades de tots els socis o canviar a qui arriben els avisos. Un rol ajustat al càrrec no atura ningú: si falta alguna cosa, es marca una casella en un minut. El segon error és compartir un compte entre dues persones: el registre dirà que ho va fer «el compte», no qui.
Després d'això
- Canvia la junta: què tocar: la llista del relleu.
- El primer mes de tresoreria
- Secretaria: altes, assemblea i comunicacions
- Usuaris