PKarnet
PKarnet té dos llocs per desar papers: Documents, l'arxiu de l'associació, ordenat en carpetes, i la fitxa de cada soci, per al que és només seu. Triar bé el lloc decideix qui ho veu i què passa amb el fitxer si el soci se'n va.
1. Què va a cada lloc
- A Documents, el de l'entitat: estatuts, acta fundacional, actes d'assemblea i de junta, convocatòries, la resolució del registre, pòlisses i contractes. En carpetes, fins a cinc nivells.
- A la fitxa del soci, el d'aquella persona: el seu DNI, una autorització, la fitxa federativa, el mandat SEPA que va signar en paper, la sol·licitud d'alta. En pujar-lo se'n tria el tipus: Document, Sol·licitud d'alta, Foto, Certificat d'aportacions o Altre.
- El que PKarnet arxiva tot sol a Documents, amb el distintiu «Automàtic»: el PDF d'una factura emesa, l'escaneig d'una factura rebuda, el justificant d'un pagament o d'un assentament, el fitxer d'un extracte bancari i els documents d'un expedient de subvenció. Van a les carpetes «Documents comptables» i «Subvencions».
2. Puja'ls
- A Documents: entra a la carpeta (crea'n una amb «Nova carpeta» si fa falta) i «Pujar document». Admet PDF, imatges, Word i Excel, OpenDocument, TXT i CSV, fins a 10 MB per fitxer.
- A la fitxa del soci: «Pujar document», amb el seu tipus. Allà només PDF, JPG o PNG, fins a 10 MB.
- Molts de cop: Importar documents de socis puja un ZIP de fins a 64 MB amb un fitxer per soci i el seu número de soci al nom. Cada un va a la seva fitxa; el que no casa amb cap soci queda fora, i el resum diu per què.
3. L'antivirus
Tot el que es puja passa per l'antivirus abans de desar-se. Si troba alguna cosa perillosa, el fitxer no es desa: comprova'l al teu equip abans de tornar-lo a pujar. Si l'antivirus no respon, tampoc no es desa: torna-ho a provar d'aquí a uns minuts. El que genera el mateix PKarnet, com una factura o un justificant, no hi passa perquè no ve de fora.
4. Troba'ls
- La barra de cerca, damunt la ruta de carpetes, cerca pel nom i pel que el document diu per dins: PDF, Word, Excel i text. Des d'una carpeta, cerca dins ella i les seves subcarpetes.
- «Cerca avançada» afina per tipus, per origen (pujat a mà o automàtic, i de quina pàgina ve), per data de pujada i per carpeta.
- Un escaneig o una foto no duen text a dins: aquests només es troben pel nom. Posa noms que diguin què és cada cosa, com «Acta assemblea 2026-03».
- «Veure» obre un PDF, una imatge o un text a la mateixa pantalla, sense descarregar-lo.
5. Ordena'ls i esborra'ls
- El que vares pujar a mà es canvia de nom, es mou de carpeta o s'envia a la paperera. Des de la Paperera es restaura; el que fa més de 30 dies que hi és s'elimina per sempre.
- L'«Automàtic» no es canvia de nom, ni es mou, ni s'esborra aquí: el gestiona la seva pàgina d'origen (la factura, l'assentament, l'expedient), i l'enllaç del distintiu t'hi du.
- Les carpetes automàtiques tampoc no es canvien de nom ni s'esborren, però a dins hi pots crear subcarpetes i desar-hi el que vulguis.
- A la fitxa del soci, «Eliminar» lleva el document de la seva fitxa.
6. Qui els veu
Documents té dos nivells. Veure deixa explorar, cercar, obrir i descarregar. Editar deixa a més pujar, crear carpetes, canviar noms, moure, esborrar, fer servir la paperera i importar documents de socis. Per defecte el tenen a Editar administració, presidència i secretaria, i a Veure el rol de vocal; tresoreria i el personal no el tenen. Es canvia persona per persona a Usuaris.
- Els documents d'un soci demanen a més Socis a «Veure»: un vocal, que no veu les fitxes, no obre els documents de ningú.
- No hi ha permisos per carpeta: qui té Documents veu totes les carpetes.
- Un document automàtic el pot obrir també qui veu la seva pàgina d'origen: tresoreria obre el justificant d'un assentament des de la comptabilitat, encara que no tengui Documents.
Què no és
No és una còpia de seguretat: els fitxers es queden a PKarnet. Si voleu una còpia vostra de tot, la descàrrega completa de Descarregar totes les dades de la teva associació du, amb les dades, els documents de l'arxiu, els de les fitxes dels socis i els adjunts de les comunicacions. Tampoc no és lloc per a contrasenyes ni claus: qualsevol amb accés a Documents les pot obrir.
L'error típic
Desar el DNI d'un soci en una carpeta de l'associació. El veu qualsevol amb Documents encara que no tengui accés a Socis, i si el soci demana que s'esborrin les seves dades, aquest fitxer no s'esborra amb la seva fitxa. El de cada soci, a la seva fitxa.