PKarnet
Una migració a PKarnet porta socis, quotes, comptes bancaris i l'històric de rebuts cobrats. No porta la comptabilitat, ni els documents, ni res que no sigui als fitxers que lliures, i els mandats SEPA només arriben si la seva referència i la seva data de signatura vénen en aquests fitxers.
El que entra
Tant si importes tu com si demanes la migració assistida, entra això:
- Socis, amb tot el que dugui la llista: dades personals, contacte, adreça, data d'alta i de baixa, forma de pagament i observacions. Un soci amb data de baixa ja passada entra com a soci de baixa.
- Quotes: el catàleg amb el seu import i periodicitat, i quina quota paga cada soci.
- Comptes bancaris de qui paga per domiciliació: IBAN, titular, BIC, referència del mandat i data de signatura.
- Columnes pròpies (secció, talla, categoria…), com a camps personalitzats de la fitxa.
- L'històric de rebuts ja tancats, si el tens: número de soci, número de rebut, data, import i si es va cobrar o es va retornar.
El que entra, però no com et penses
- L'històric no comptabilitza. Aquests rebuts són història perquè la fitxa del soci no comenci en blanc; no surten al Diari ni compten a l'exercici.
- Els rebuts de l'any en curs no es porten. Es generen a PKarnet des de Cobrar quotes, a partir de les quotes assignades.
- Les dades entren tal com vénen. A la migració assistida només es normalitzen formats (dates, sí/no, majúscules). No es depuren duplicats, no es corregeixen IBAN i no es decideix qui està d'alta o de baixa: si el fitxer diu una cosa, entra aquella cosa.
El que no entra
- La comptabilitat. Ni l'exercici en curs ni assentaments d'anys passats. L'exercici s'obre a PKarnet a la passa de Comptabilitat de l'assistent; el que hagi d'arrossegar d'abans, parla-ho amb qui du els comptes.
- Els documents: estatuts, actes, certificats. Si els vols a PKarnet, puja'ls tu a Documents.
- Els usuaris de la junta. Cada persona entra amb el seu propi usuari: es convida des d'Usuaris.
- El correu sortint, el logo i els proveïdors. Es configuren a les seves passes de l'assistent.
- El que només existeix al programa vell i no és als fitxers. PKarnet no té accés a aquest programa.
Els mandats SEPA
El mandat és el permís que va signar cada soci perquè l'associació li carregui els rebuts al seu compte. En canviar de programa, el mandat és el mateix: el que canvia és el programa que prepara la remesa. Per això PKarnet necessita la seva referència i la seva data de signatura exactes, no unes de noves.
Un soci domiciliat sense referència o sense data de signatura no entra a la remesa: el seu rebut queda com a incidència bancària fins que completis aquestes dades.
Tres coses que convé saber abans de començar:
- PKarnet no pot comprovar els mandats. El paper signat és a l'arxivador de l'associació. En demanar la migració assistida declares que cada compte que lliures té un mandat signat i en vigor.
- On són les dades: al programa vell, als fitxers de remesa que enviàveu al banc o als mandats en paper. Treu-les abans de donar de baixa el programa.
- Si d'algun soci no les trobes, no t'inventis una referència. Deixa'l sense i cobra-li per transferència o en efectiu fins a tenir un mandat signat de nou. El recorregut El mandat SEPA explica què ha de dur.
Revisa-ho abans de la primera remesa
Quan la migració estigui feta, revisa-la abans de llançar la primera remesa. Mira sobretot els socis que paguen per banc: que hi siguin els que hi han de ser i que cada IBAN sigui el seu. Fins a la remesa, un error és una dada mal escrita; després, és un càrrec al compte d'una persona. Si alguna cosa no quadra amb el que vares enviar, digues-ho a PKarnet i es corregeix.
La tira d'avisos de Socis i la safata de Socis sense quota et diuen què falta: domiciliats sense IBAN, socis sense email, socis sense quota.
L'error típic
Donar per fet que «la migració ho porta tot» i llançar la remesa sense mirar. El que no venia al fitxer no hi és, i un soci sense quota assignada és un soci a qui no se li genera rebut.