PKarnet
Los datos de tu asociación se descargan desde Descargar nuestros datos, en Ajustes → Implantación / Avanzado: un archivo ZIP con una hoja de cálculo por cada tipo de dato, cuando quieras y sin pedírselo a nadie. La descarga solo lee: no borra ni cambia nada.
Antes de empezar
- Necesitas la casilla de permisos «Descargar todos los datos de la asociación». Por defecto la tienen administración y presidencia; a administración no se le puede quitar. Secretaría, tesorería y el personal no la tienen, salvo que se la den en Usuarios.
- Es una casilla aparte a propósito: bajarse todos los datos personales y todos los IBAN de los socios no es lo mismo que cambiar el logo.
1. Mira qué lleva el paquete
La pantalla enseña primero cuántas filas lleva cada bloque, y el botón va después. Hoy el paquete lleva:
- La asociación: nombre, NIF, domicilio y datos de acreedor SEPA.
- Socios: fichas, cuentas bancarias, consentimientos y campos personalizados.
- Cuotas y recibos: las cuotas, a quién se asignan, los recibos y los pagos.
- Cobros: las remesas SEPA generadas.
- Contabilidad: plan de cuentas, asientos, apuntes, ejercicios y cierres, terceros, inmovilizado y amortizaciones.
- Banco: los extractos importados y su conciliación.
Si todavía no hay datos, el botón está desactivado.
2. Descarga el ZIP
Pulsa «Descargar el paquete (.zip)». Se genera al momento y su nombre lleva el de la asociación y la fecha.
Una vez descargado, el paquete ya está fuera de PKarnet: lleva los datos personales de todos los socios y, si los tenías, sus números de cuenta. Guárdalo en un sitio seguro, no lo envíes por correo sin protegerlo y bórralo cuando ya no te haga falta. La asociación es la responsable de esos datos.
Cada descarga queda registrada en el historial de la asociación, con quién la hizo y cuándo.
3. Ábrelo
- Un archivo .csv por tabla, repartidos en carpetas por bloque (socios, cuotas, contabilidad…). Se abren con Excel, LibreOffice o cualquier hoja de cálculo.
- Formato: UTF-8 y punto y coma como separador, que es lo que espera un Excel en castellano. Si otro programa pide otro separador, se elige al importar.
- Cabeceras en el idioma de la asociación. Los archivos se enlazan por la columna id: el socio de un recibo se busca por su id en el archivo de socios.
- LEEME.txt explica qué es cada archivo y cuántas filas tiene. manifest.json lleva los nombres técnicos de las columnas, para el programa que reciba los datos.
Qué no lleva, y por qué
- Contraseñas, claves del TPV y certificados de firma. Se guardan cifrados y no salen del servidor ni para ti: un secreto dentro de un archivo descargado deja de ser un secreto. Sí sale que existen, de qué tipo son y cuándo caducan.
- Datos técnicos: cachés, códigos de un solo uso, registros de acceso que se borran solos y medidas de uso del panel. No son datos de la asociación, y exportar códigos de acceso sería regalar llaves.
- Lo que PKarnet anota sobre tu cuenta: sus notas internas y la relación comercial con la asociación. Tampoco los avisos que otras personas envían sobre contenidos, porque llevan el nombre y el correo de quien avisa: entregarlos no sería devolverte tus datos, sería dar los de un tercero.
- Los datos personales de quien pidió que se suprimieran. Si en su ficha se usó «Eliminar datos personales», el socio sale anonimizado: solo con su número. Sus recibos y asientos sí salen, porque son los libros de la asociación y sin ellos los totales no cuadrarían. Los socios dados de baja de la forma normal salen enteros, con su estado.
- Por ahora, el resto de módulos: facturas de venta y de compra, tienda, eventos, subvenciones, comunicaciones, carnets, listados, documentos, usuarios, solicitudes de alta desde la web, ajustes e historial de la asociación todavía no entran en el paquete.
- Por ahora, los archivos subidos: documentos del gestor documental y de las fichas de socio. No salen ni los archivos ni sus fichas: se descargan uno a uno desde Documentos y desde cada ficha.
El error típico
Tratar el ZIP como una copia de seguridad para volver atrás. El paquete no se vuelve a subir a PKarnet: sirve para tener una copia propia, para llevar los datos a otro programa o para ver qué hay. Y el otro: dar la casilla a toda la junta «por si acaso». Quien la tiene puede llevarse todos los IBAN en un clic.