PKarnet
PKarnet tiene dos sitios para guardar papeles: Documentos, el archivo de la asociación, ordenado en carpetas, y la ficha de cada socio, para lo que es solo suyo. Elegir bien el sitio decide quién lo ve y qué pasa con el fichero si el socio se va.
1. Qué va en cada sitio
- En Documentos, lo de la entidad: estatutos, acta fundacional, actas de asamblea y de junta, convocatorias, la resolución del registro, pólizas y contratos. En carpetas, hasta cinco niveles.
- En la ficha del socio, lo de esa persona: su DNI, una autorización, la ficha federativa, el mandato SEPA que firmó en papel, la solicitud de alta. Al subirlo se elige su tipo: Documento, Solicitud de alta, Foto, Certificado de aportaciones u Otro.
- Lo que PKarnet archiva solo en Documentos, con el distintivo «Automático»: el PDF de una factura emitida, el escaneo de una factura recibida, el justificante de un pago o de un asiento, el fichero de un extracto bancario y los documentos de un expediente de subvención. Van en las carpetas «Documentos contables» y «Subvenciones».
2. Súbelos
- En Documentos: entra en la carpeta (crea una con «Nueva carpeta» si hace falta) y «Subir documento». Admite PDF, imágenes, Word y Excel, OpenDocument, TXT y CSV, hasta 10 MB por fichero.
- En la ficha del socio: «Subir documento», con su tipo. Ahí solo PDF, JPG o PNG, hasta 10 MB.
- Muchos de golpe: Importar documentos de socios sube un ZIP de hasta 64 MB con un fichero por socio y su número de socio en el nombre. Cada uno va a su ficha; lo que no se casa con ningún socio se queda fuera, y el resumen dice por qué.
3. El antivirus
Todo lo que se sube pasa por el antivirus antes de guardarse. Si encuentra algo peligroso, el fichero no se guarda: compruébalo en tu equipo antes de volver a subirlo. Si el antivirus no contesta, tampoco se guarda: vuelve a intentarlo en unos minutos. Lo que genera el propio PKarnet, como una factura o un justificante, no pasa por él porque no viene de fuera.
4. Encuéntralos
- La barra de búsqueda, encima de la ruta de carpetas, busca por el nombre y por lo que el documento dice por dentro: PDF, Word, Excel y texto. Desde una carpeta, busca en ella y en sus subcarpetas.
- «Búsqueda avanzada» afina por tipo, por origen (subido a mano o automático, y de qué página viene), por fecha de subida y por carpeta.
- Un escaneo o una foto no llevan texto dentro: esos solo se encuentran por el nombre. Pon nombres que digan qué es cada cosa, como «Acta asamblea 2026-03».
- «Ver» abre un PDF, una imagen o un texto en la misma pantalla, sin descargarlo.
5. Ordénalos y bórralos
- Lo que subiste a mano se renombra, se mueve de carpeta o se envía a la papelera. Desde la Papelera se restaura; lo que lleva más de 30 días en ella se elimina para siempre.
- Lo «Automático» no se renombra, ni se mueve, ni se borra aquí: lo gestiona su página de origen (la factura, el asiento, el expediente), y el enlace del distintivo te lleva a ella.
- Las carpetas automáticas tampoco se renombran ni se borran, pero dentro puedes crear subcarpetas y guardar lo que quieras.
- En la ficha del socio, «Eliminar» quita el documento de su ficha.
6. Quién los ve
Documentos tiene dos niveles. Ver deja explorar, buscar, abrir y descargar. Editar deja además subir, crear carpetas, renombrar, mover, borrar, usar la papelera e importar documentos de socios. Por defecto lo tienen en Editar administración, presidencia y secretaría, y en Ver el rol de vocal; tesorería y el personal no lo tienen. Se cambia persona a persona en Usuarios.
- Los documentos de un socio piden además Socios en «Ver»: un vocal, que no ve las fichas, no abre los documentos de nadie.
- No hay permisos por carpeta: quien tiene Documentos ve todas las carpetas.
- Un documento automático lo puede abrir también quien ve su página de origen: tesorería abre el justificante de un asiento desde la contabilidad, aunque no tenga Documentos.
Qué no es
No es una copia de seguridad: los ficheros se quedan en PKarnet. Si queréis una copia vuestra de todo, la descarga completa de Descargar todos los datos de tu asociación lleva, junto a los datos, los documentos del archivo, los de las fichas de los socios y los adjuntos de las comunicaciones. Tampoco es sitio para contraseñas ni claves: cualquiera con acceso a Documentos puede abrirlas.
El error típico
Guardar el DNI de un socio en una carpeta de la asociación. Lo ve cualquiera con Documentos aunque no tenga acceso a Socios, y si el socio pide que se borren sus datos, ese fichero no se borra con su ficha. Lo de cada socio, en su ficha.