Immobilitzat i amortitzacions: el mínim

L'immobilitzat són els béns que l'associació compra per fer-los servir diversos anys —un ordinador, una carpa, una embarcació—, i amortitzar és repartir-ne el cost entre aquests anys en lloc de carregar-lo sencer com a despesa l'any de la compra.

Què compta com a immobilitzat

• Béns duradors que l'associació fa servir durant més d'un any, no per vendre'ls ni per gastar-los: equips informàtics, mobiliari, instal·lacions, vehicles o embarcacions, eines.
• No ho són el material que es consumeix (paper, trofeus de l'any, camisetes per vendre) ni els serveis.
• Les normes comptables de les entitats sense finalitat lucrativa són al Reial decret 1491/2011, obligatòries per a les associacions declarades d'utilitat pública; per a les petites, l'ICAC va aprovar el 2013 un pla específic de pimes sense finalitat lucrativa. Si la teva associació no és d'utilitat pública, consulta amb el teu gestor quin criteri seguiu.

Quan convé donar-lo d'alta

PKarnet no fixa cap import mínim. El criteri general: convé quan el bé durarà diversos anys i el seu preu pesa en els comptes d'un any. Una grapadora no; una embarcació, sí. On es posa la ratlla entremig ho decideix la junta amb el seu gestor, i convé aplicar-la sempre igual.

1. Registra la compra

Donar d'alta el bé a Immobilitzat no comptabilitza la compra. La compra es registra com qualsevol altra, a Factures rebudes, però amb la línia en un compte d'immobilitzat del grup 21, no en un de despeses.

2. Dona d'alta el bé

A Economia, menú Configuració, Immobilitzat i «Nou actiu». Cal la casella de permís «Assentaments, factures rebudes, tercers i immobilitzat».

• Cost d'adquisició i els tres comptes: el d'immobilitzat (el mateix de la factura), el d'amortització acumulada (281000 al pla base) i el de despesa per amortització (681000).
• Percentatge anual o vida útil en anys: un dels dos és obligatori. Si omples els dos, mana el percentatge.
• Data d'adquisició o d'inici d'amortització: el tancament prorrateja des d'aquí. Sense cap de les dues, dota l'any sencer.
• Valor residual: el que valdrà al final de la seva vida, si val res; no s'amortitza.
• Amortització acumulada inicial: per a béns que ja teníeu abans de dur la comptabilitat a PKarnet.

3. Tria la vida útil

La vida útil són els anys que raonablement fareu servir el bé. El percentatge anual n'és l'invers: 4 anys són un 25 %. PKarnet no en proposa cap ni té taules; quina vida útil o quin percentatge fer servir, demana-ho al teu gestor.

4. Deixa que el tancament proposi la dotació

La dotació és la part del cost que correspon a un any: un assentament amb la despesa a 681000 i la mateixa xifra a 281000.

• A l'assistent de tancament, la passa «Amortitzacions» la proposa per a cada bé actiu: la base (cost menys valor residual) pel percentatge, o dividida entre els anys.
• Si el bé es va donar d'alta durant l'any, prorrateja per dies. Un ordinador de 1.200 € al 25 % donat d'alta l'1 de juliol: 300 € l'any, 184 dies de 365, proposta de 151,23 €.
• Mai no passa del que queda per amortitzar. Quan ho esgota, el bé queda com a amortitzat del tot i deixa de proposar-se.
• Pots canviar l'import o deixar un bé fora. Si ja havies dotat a mà des de la fitxa del bé («Registra una amortització»), el tancament ho descompta.
• Sense cap bé actiu, la passa no apareix.

El que PKarnet no fa

• No fa l'assentament de baixa quan veneu, regalau o llançau un bé: l'estat «Donat de baixa» només el treu de les amortitzacions. L'assentament, amb el teu gestor.
• Només amortitza en línia recta, la mateixa quantitat cada any.
• No uneix la fitxa del bé amb la seva factura de compra.

L'error típic

Comptabilitzar l'ordinador com a despesa i, a més, donar-lo d'alta a Immobilitzat. El cost entra sencer com a despesa l'any de la compra i, a sobre, el tancament proposa amortitzar-lo cada any: el mateix ordinador compta dues vegades. O despesa, o immobilitzat; si és immobilitzat, la factura va al compte del grup 21.

Després d'això

• Tancar l'any: on entra la dotació i què més cal revisar abans de tancar.
• Quadrar el banc abans del tancament
• Justificar una subvenció: si el bé es va comprar amb una ajuda.