Tancar l'any

L'any comptable es tanca una vegada, i de com es tanqui depèn que l'any següent comenci amb el banc, els deutors i els creditors que realment hi ha. PKarnet proposa cada assentament i no comptabilitza res fins que tu confirmes.

Llista de comprovació

Repassa-la abans de prémer «Començar el tancament». El que bloqueja no deixa començar; el que és avís surt a l'assistent, però no impedeix tancar; la resta PKarnet no ho mira.

• Exercici següent creat i obert (bloqueja), a Obertura i tancament.
• Extracte de cada compte importat fins al 31 de desembre i conciliat (avís: compta els moviments sense conciliar, però no comprova que l'extracte arribi al 31). Passa a passa a Quadrar el banc abans del tancament.
• Remeses de desembre marcades com a cobrades amb la data real de l'abonament, i cap en esborrany (avís només per les d'esborrany), a Remeses.
• Rebuts retornats revisats: refacturats o parlats amb el soci. El que quedi passa a l'any nou a l'obertura. A Rebuts retornats refacturables.
• Factures rebudes de l'any registrades i comptabilitzades, també les que pagareu al gener (avís si alguna continua en esborrany), a Factures rebudes.
• Cap assentament en esborrany amb data de l'any (bloqueja), al Diari.
• Cap compte d'agrupació amb saldo, com 572000 «Bancs»: el saldo va al subcompte de cada banc (bloqueja). Es veu al Major.
• Immobilitzat revisat, cada bé amb la seva data d'alta i el seu percentatge o els seus anys de vida útil (avís si hi falta res), a Immobilitzat. El bàsic, a Immobilitzat i amortitzacions: el mínim.
• Diari numerat per data (avís): «Renumerar per data», a Obertura i tancament.
• Sèrie de facturació de l'any nou, si emets factures, a Sèries.

1. Deixa desembre quadrat

El que queda per anotar de l'any ha d'estar anotat abans de començar: mentre l'exercici està «En tancament», ningú no pot comptabilitzar res amb data de l'any. Un moviment del banc sense conciliar sol ser una despesa o un cobrament que encara no és al Diari.

2. Crea l'exercici següent

L'assentament d'obertura de l'any nou s'escriu a l'exercici següent, així que ha d'existir i estar obert. A Obertura i tancament, PKarnet el proposa amb les dates posades des de 45 dies abans que acabi l'actual, i l'assistent també ofereix crear-lo.

3. Revisa l'immobilitzat

Amb la data d'alta i el percentatge o els anys de vida útil de cada bé, l'assistent proposa la dotació de l'any, prorratejada per dies si l'alta va ser durant l'any. Sense data, dota l'any sencer; sense percentatge ni anys, no dota i t'ho avisa. Si no teniu cap bé actiu, aquesta passa no apareix.

4. Inicia el tancament

A Obertura i tancament, prem «Iniciar tancament» a l'exercici que acaba. S'obre l'assistent a «Comprovacions»: a més del que bloqueja a la llista, el Diari ha de quadrar. Fins aquí no canvia res.

En prémer «Començar el tancament», l'exercici passa a «En tancament» i ningú no pot anotar res amb aquesta data fins que confirmis o abandonis. Si abandones, torna a estar obert i no queda cap assentament.

5. Recorre les passes

• Amortitzacions: la dotació proposada per element. Pots canviar l'import, sense passar del pendent, o deixar-ne un fora.
• Regularització: els ingressos i les despeses de l'any se salden contra 129000 «Resultat de l'exercici». Aquí veus si l'any va acabar amb excedent o amb dèficit.
• Assentament de tancament: tots els comptes de balanç queden a zero, cada saldo amb el seu tercer.
• Obertura del següent: el mirall del tancament, datat el primer dia de l'any nou. Si l'any nou ja tenia una obertura feta a mà, l'assistent la detecta i proposa donar-la per bona: dues obertures duplicarien els saldos.

Res d'això no està comptabilitzat encara. Pots anar i tornar per les passes.

6. Confirma

La darrera passa ho resumeix tot i avisa: no es pot desfer. Marques la casella, escrius el nom de l'exercici tal com surt a la llista i confirmes. Es comptabilitzen tots els assentaments de cop i l'exercici queda tancat. Si algun saldo ha canviat des de la previsualització, PKarnet no confirma i et demana que tornis a revisar les passes.

• Els informes de l'any tancat (Sumes i saldos, Compte de resultats, Major) continuen mostrant els saldos reals: els assentaments de tancament no hi compten.
• La conciliació del banc al gener arrenca amb el saldo de l'obertura, com ha de ser.

7. Després de l'assemblea, aplica el resultat

L'excedent o el dèficit queda a 129000 fins que l'assemblea aprova els comptes. Aquell dia, a Obertura i tancament, «Aprovar» t'ofereix aplicar-lo amb la data de l'assemblea contra 120000 «Resultats d'exercicis anteriors» o contra un altre compte de patrimoni que hagis creat, com unes reserves. Amb això l'any queda del tot tancat.

L'error típic

Començar el tancament amb el banc a mitges. Un cop confirmat, no es pot anotar res amb data de l'any: la despesa de desembre que faltava només cap a l'any nou, com a correcció (consulta amb el teu gestor com). Primer la llista; després «Començar el tancament».

Després d'això

• Quadrar el banc abans del tancament
• Immobilitzat i amortitzacions: el mínim
• L'assemblea general ordinària: on s'aproven els comptes.
• El calendari de la junta a les Balears: on cau el tancament dins l'any.