PKarnet
La teva associació queda a punt per cobrar en cinc blocs: dades de l'associació, quotes i forma de cobrament, socis, correu i comptabilitat. L'assistent de Primers passos te'ls fa fer en ordre; aquesta pàgina explica què demana cadascun i on s'ensopega.
Abans de començar
- El CIF i l'adreça postal completa de l'associació.
- Les quotes que cobrau: nom, import i cada quan.
- Les dates del vostre exercici comptable. Si va de gener a desembre, ja està.
- Si veniu d'un Excel o d'un altre programa: la llista de socis exportada en CSV.
- Si cobrau per domiciliació: l'IBAN de l'associació i l'identificador de creditor SEPA. El dona el banc i és el que més tarda: demana'l com més aviat millor.
L'assistent el porta qui té el permís de dades de l'associació. Mentre no el completis, té la seva entrada «Primers passos» al menú d'ajustos.
No cal tenir-ho tot el primer dia. Gairebé totes les passes tenen un botó «Més tard»: passes a la següent sense desar res i aquesta passa es completa després, des del mateix assistent o des de la pantalla del panell que li correspon. La revisió final reuneix en un sol lloc el que ha quedat pendent; res d'això impedeix començar, però un soci domiciliat sense IBAN, per exemple, és un rebut que no es cobrarà.
1. Tria com comences i omple les dades
La primera pantalla demana com començau, i això només canvia l'ordre de les passes següents:
- «Som una associació nova»: crees la quota i dones d'alta els socis a poc a poc.
- «Ja tenim socis i volem importar dades»: puges la vostra llista tal com és i l'assistent demana abans les quotes, perquè la importació les aparella pel nom.
- «Preferim que ho feu vosaltres»: deixes la llista i l'equip de PKarnet dona d'alta socis, quotes i comptes. Els fitxers es guarden xifrats a la carpeta «Migració» dels vostres Documents. Ho explica Què preparar abans de passar-te a PKarnet.
Després venen les dades de l'associació: nom, CIF (es comprova la lletra), email i adreça completa. Sense adreça no es poden emetre remeses ni factures.
2. Crea les quotes i decideix com cobrau
- Crea una quota per cada import o periodicitat diferents: adults, juvenil, familiar. Aquí no es diu qui paga quina.
- Respon si cobrau per domiciliació. «Sí» afegeix la passa de dades SEPA: l'IBAN de l'associació i l'identificador de creditor. No confonguis l'identificador amb l'IBAN ni amb el CIF: són tres coses diferents i el banc rebutja la remesa si l'identificador no és el seu.
- «No» deixa els rebuts per a transferència o efectiu. Es pot canviar després des d'Ajustos.
A l'itinerari d'importar, la pregunta del SEPA va abans que les quotes; al d'associació nova, després. El contingut és el mateix.
3. Posa-hi els socis
- A mà o amb un CSV. Només entra CSV: a Excel, «Desa com a → CSV UTF-8». Fes primer l'assaig: ho valida tot sense desar res i mostra els errors amb la seva línia.
- Al mateix fitxer hi poden anar l'IBAN, la referència i la data del mandat i la quota pel nom.
- Si véns d'un altre programa, l'assistent afegeix dues passes: Socis sense quota, per assignar-ne una a qui s'ha quedat sense (si no n'hi ha cap, se salta tota sola), i Rebuts d'anys anteriors, opcional, que guarda l'històric sense tocar la comptabilitat.
El detall és a Portar els socis d'un altre programa i a Donar d'alta un soci.
4. Configura el correu sortint
Servidor, port, usuari i contrasenya de la bústia de l'associació, tal com vos els dona el vostre proveïdor. Envia el correu de prova abans de seguir: és l'única manera de saber que funciona. Sense correu configurat no surt res de PKarnet cap als socis.
5. Obre la comptabilitat, revisa i acaba
- Comptabilitat: confirma les dates de l'exercici. Comença l'1 de gener (o quan comenci la vostra temporada), no el dia que entres a PKarnet. Sense exercici obert no es comptabilitza res.
- Tercers: proveïdors, patrocinadors i administracions. Si no tens la llista, bota't la passa: es creen en registrar la primera factura. Els socis no van aquí.
- Revisió: ajunta en un lloc el que pot impedir arrencar (socis sense quota, domiciliats sense IBAN, dades SEPA incompletes, errors d'importació) i el mateix estat de la configuració que veuràs a Ajustos. Res no bloqueja, però per acabar amb incidències vives has de marcar una casella.
- Passar a l'ús normal: l'assistent desapareix del menú i aterres a Inici.
L'error típic
Triar «associació nova» tenint un Excel amb cent socis, «per anar més aviat». Acabaràs teclejant cent fitxes; amb l'itinerari d'importar hi entren tots d'una vegada.
I el segon: pensar que completar l'assistent tanca alguna cosa. No tanca res: socis, quotes, dades i correu es continuen editant des del panell.
Després d'això
- Cobrar les quotes del mes: el primer cobrament, passa a passa.
- Estat de la configuració: el que falta, en verd, ambre o vermell.
- Rols i permisos: convidar la resta de la junta amb el rol del seu càrrec.