PKarnet
Abans de passar-te a PKarnet, treu del programa vell la llista de socis, les quotes, els IBAN amb els seus mandats i l'històric de rebuts, i tingues a mà les dades bancàries de l'associació. Amb això ho pots importar tu o demanar que ho importi PKarnet.
Abans de començar
L'associació ha d'estar donada d'alta a PKarnet: la importació, la facis tu o no, es fa des de dins el tauler. I convé treure les dades mentre encara tens accés al programa vell: quan es dona de baixa el contracte, recuperar-les es complica.
1. Exporta del programa vell
Demana al programa que deixes aquestes coses, en full de càlcul sempre que es pugui:
- La llista sencera de socis, amb totes les columnes que tingui: número de soci, nom, llinatges, DNI, email, telèfon, adreça, data d'alta i de baixa, quota i forma de pagament. No una llista impresa.
- Els IBAN sencers, amb el titular quan no sigui el mateix soci.
- La referència i la data de signatura de cada mandat SEPA. És la dada que més s'oblida i l'única que no es pot treure d'un altre lloc. Si el programa no l'exporta a la llista, cerca-la a les seves remeses o als mandats signats en paper.
- L'històric de rebuts: qui va pagar què i quan, i quins varen ser retornats.
- Les quotes, totes, també les que gairebé no feis servir, amb el seu import i cada quant es cobren.
No retoquis el fitxer abans d'enviar-lo o de pujar-lo. Com més columnes dugui, millor.
2. Reuneix les dades de l'associació
- El CIF i l'adreça postal completa. Surten als rebuts, a les remeses i a les factures, i sense adreça no s'emeten remeses.
- L'IBAN del compte de l'associació on arriben els cobraments.
- L'identificador de creditor SEPA, si cobres per domiciliació. El dona el banc en contractar el servei de remeses, comença per ES i du el CIF a dins. No és l'IBAN ni el CIF: són tres dades diferents.
- Les dates de l'exercici comptable. Si va de gener a desembre, no hi ha res a preparar.
- Si el tens: el logo i les dades del correu amb què s'enviaran rebuts i avisos.
3. Decideix qui fa la importació
Hi ha dos camins, i tots dos acaben al mateix lloc.
- La fas tu. A l'assistent de Primers passos tries «Ja tenim socis i volem importar dades» i puges la llista en CSV. El recorregut Portar els socis d'un altre programa explica l'ordre i les columnes.
- La fa PKarnet. Al mateix assistent, pitja «Preferim que ho feu vosaltres», o ves directament a la sol·licitud de migració assistida. Mentre duri la beta, és gratis.
4. Demana la migració assistida
A la pantalla de la sol·licitud:
- Adjunta els fitxers tal com surten. Valen Excel (xls, xlsx), CSV, ODS, PDF o una foto, fins a 10 MB cadascun. En pots triar diversos alhora.
- Escriu a la nota el que no sigui als fitxers: les quotes i els seus imports, quina columna és què, o un telèfon si prefereixes que et telefonin. Si encara no tens els fitxers, pots enviar només la nota contant com guardau avui les dades.
- Llegeix les declaracions i marca la casella. Amb ella confirmes, entre altres coses, que cada compte bancari que lliures té un mandat signat i en vigor. Sense la casella no s'envia res.
Els fitxers es guarden a Documents de la teva pròpia associació, a la carpeta «Migració», xifrats. No viatgen per correu ni es copien fora, i els pots esborrar quan acabi. Si més endavant trobes un altre fitxer, torna a enviar el formulari: se suma a la mateixa sol·licitud. Quan la importació estigui feta, PKarnet t'escriu al correu del teu compte.
Demanar-la requereix la casella de permisos «Dades de l'associació, correu SMTP, avisos i onboarding». Per defecte la tenen administració i presidència.
L'error típic
Donar de baixa el programa vell abans de tenir la referència i la data de signatura dels mandats. PKarnet no les pot inventar ni comprovar, i sense elles els rebuts d'aquests socis no entren a la remesa. Un altre, menys greu: enviar un Excel «net» amb només nom i llinatges. Les columnes que lleves són dades que després s'hauran de teclejar a mà.