PKarnet
Antes de pasarte a PKarnet, saca del programa viejo la lista de socios, las cuotas, los IBAN con sus mandatos y el histórico de recibos, y ten a mano los datos bancarios de la asociación. Con eso puedes importarlo tú o pedir que lo importe PKarnet.
Antes de empezar
La asociación tiene que estar dada de alta en PKarnet: la importación, la hagas tú o no, se hace desde dentro del panel. Y conviene sacar los datos mientras todavía tienes acceso al programa viejo: cuando se da de baja el contrato, recuperarlos se complica.
1. Exporta del programa viejo
Pídele al programa que dejas estas cosas, en hoja de cálculo siempre que se pueda:
- La lista completa de socios, con todas las columnas que tenga: número de socio, nombre, apellidos, DNI, email, teléfono, dirección, fecha de alta y de baja, cuota y forma de pago. No una lista impresa.
- Los IBAN enteros, con el titular cuando no sea el propio socio.
- La referencia y la fecha de firma de cada mandato SEPA. Es el dato que más se olvida y el único que no se puede sacar de otro sitio. Si el programa no lo exporta en la lista, búscalo en sus remesas o en los mandatos firmados en papel.
- El histórico de recibos: quién pagó qué y cuándo, y cuáles fueron devueltos.
- Las cuotas, todas, también las que casi no usáis, con su importe y cada cuánto se cobran.
No retoques el fichero antes de enviarlo o de subirlo. Cuantas más columnas lleve, mejor.
2. Reúne los datos de la asociación
- El CIF y la dirección postal completa. Salen en recibos, remesas y facturas, y sin dirección no se emiten remesas.
- El IBAN de la cuenta de la asociación donde llegan los cobros.
- El identificador de acreedor SEPA, si cobras por domiciliación. Lo da el banco al contratar el servicio de remesas, empieza por ES y lleva el CIF dentro. No es el IBAN ni el CIF: son tres datos distintos.
- Las fechas del ejercicio contable. Si va de enero a diciembre, no hay nada que preparar.
- Si lo tienes: el logo y los datos del correo con el que se enviarán recibos y avisos.
3. Decide quién hace la importación
Hay dos caminos, y los dos acaban en el mismo sitio.
- La haces tú. En el asistente de primeros pasos eliges «Ya tenemos socios y queremos importar datos» y subes la lista en CSV. El recorrido Traer los socios de otro programa explica el orden y las columnas.
- La hace PKarnet. En el mismo asistente, pulsa «Preferimos que lo hagáis vosotros», o ve directamente a la solicitud de migración asistida. Mientras dure la beta, es gratis.
4. Pide la migración asistida
En la pantalla de la solicitud:
- Adjunta los ficheros tal como salen. Valen Excel (xls, xlsx), CSV, ODS, PDF o una foto, hasta 10 MB cada uno. Puedes elegir varios a la vez.
- Escribe en la nota lo que no esté en los ficheros: las cuotas y sus importes, qué columna es qué, o un teléfono si prefieres que te llamen. Si todavía no tienes los ficheros, puedes enviar solo la nota contando cómo guardáis hoy los datos.
- Lee las declaraciones y marca la casilla. Con ella confirmas, entre otras cosas, que cada cuenta bancaria que entregas tiene un mandato firmado y en vigor. Sin la casilla no se envía nada.
Los ficheros se guardan en Documentos de tu propia asociación, en la carpeta «Migración», cifrados. No viajan por correo ni se copian fuera, y los puedes borrar cuando acabe. Si más tarde encuentras otro fichero, vuelve a enviar el formulario: se suma a la misma solicitud. Cuando la importación esté hecha, PKarnet te escribe al correo de tu cuenta.
Pedirla requiere la casilla de permisos «Datos de la asociación, correo SMTP, avisos y onboarding». Por defecto la tienen administración y presidencia.
El error típico
Dar de baja el programa viejo antes de tener la referencia y la fecha de firma de los mandatos. PKarnet no puede inventarlas ni comprobarlas, y sin ellas los recibos de esos socios no entran en la remesa. Otro, menos grave: enviar un Excel «limpio» con solo nombre y apellidos. Las columnas que quitas son datos que después habrá que teclear a mano.