Traer los socios de otro programa

Si lleváis años con la lista de socios en un Excel o en otro programa, no hace falta teclear ni una ficha: se exporta, se sube y PKarnet reconoce las columnas. Lo que sí conviene es hacer las cosas en este orden.

1. Antes de tocar el fichero: las cuotas

Ve a Cuotas (o al paso de cuotas del asistente) y crea todas las que cobráis, con el mismo nombre que aparece en vuestra lista: «Cuota anual», «Juvenil», «Familiar»… La importación casa la columna de cuota por nombre, y un nombre que no exista todavía hace fallar la fila.

2. Exporta la lista a CSV

• En Excel: «Guardar como → CSV UTF-8 (delimitado por comas)». El separador da igual (coma, punto y coma o tabulador): se detecta solo, igual que la codificación.
• Una fila por socio y la primera fila con los nombres de las columnas. No hace falta cambiarlos: «Nombre», «Nom», «Apellidos», «Cognoms», «DNI», «Correu», «Quota», «IBAN»… se reconocen en castellano, catalán e inglés, y lo que no se reconozca lo asignas a mano en la pantalla siguiente.
• Ojo con los ceros a la izquierda. Si abres y guardas el fichero en Excel, el código postal 07001 se convierte en 7001. Antes de pegar los datos, pon esa columna (y la del número de socio, si lleva ceros) en formato Texto.

3. Qué columnas puede llevar

Solo dos son obligatorias:

• Número de socio: no se puede repetir en el fichero, y es la clave para volver a importar más adelante.
• Nombre.

Las demás son opcionales, y cuantas más traigas, menos trabajo después:

• Apellidos, email, DNI, teléfono, móvil, dirección, código postal, población, provincia, país. El DNI se comprueba (letra de control) y no puede estar repetido; el teléfono debe tener entre 6 y 15 cifras.
• Fecha de alta (si falta, hoy) y fecha de baja: si la baja ya ha pasado, el socio entra directamente de baja; si está vacía o es futura, activo.
• Forma de pago: «domiciliación», «recibo» o «banco» cuentan como SEPA; «transferencia»; «efectivo» o «caja». Si el fichero no trae la columna, se aplica la forma de pago que elegiste en el asistente.
• Cuota: el nombre de una de las cuotas del paso 1. En pantalla podrás emparejar cada valor distinto con su cuota, o dejarlo sin asignar.
• Fecha de nacimiento, observaciones. Las fechas valen como AAAA-MM-DD, DD-MM-AAAA o DD/MM/AAAA.
• Cuenta bancaria, solo para quien paga por domiciliación: IBAN, titular (si falta, el propio socio), BIC, referencia del mandato, fecha de firma del mandato y país del mandato (si falta, se deduce del IBAN).
• Cualquier otra columna (sección, talla, categoría…) se puede guardar como campo personalizado de texto; el asistente lo propone solo cuando la columna tiene nombre y datos. Si no sirve para nada, márcala como «ignorar»: un campo creado se queda en la ficha de todos los socios.

4. Los mandatos SEPA: el dato que más se olvida

Para cobrar por domiciliación, cada socio necesita IBAN, referencia del mandato y fecha de firma. Sin la referencia o sin la fecha, su recibo no entra en la remesa: queda como incidencia bancaria hasta que lo completes.

La referencia y la fecha están en vuestro programa anterior, en el fichero de remesas que enviabais al banco o en los mandatos firmados en papel. Recupéralas ahora, con la lista delante, y no una a una cuando el primer recibo quede fuera.

5. Sube, ensaya, corrige

• Sube el fichero en Importar socios o en el paso de socios del asistente, y comprueba la correspondencia de columnas que te propone.
• Haz primero el ensayo: es la misma importación sin guardar nada, y te dice fila por fila qué fallaría.
• Si hay errores, descarga el CSV de filas fallidas (lleva el motivo en la última columna), corrígelas y vuelve a subir solo esas en modo «crear y actualizar». Las que ya entraron no se duplican: el número de socio manda.
• Cuando el ensayo salga limpio, importa de verdad.

6. Después de importar

• Los socios que hayan quedado sin cuota aparecen en Socios sin cuota: asígnala en bloque o uno a uno. Sin cuota no hay recibo.
• Si quieres conservar el histórico de recibos ya cobrados, el paso «Recibos de años anteriores» del asistente tiene su propia plantilla: número de socio, número de recibo, fecha, importe y estado (cobrado o devuelto). No contabilizan: son historia, no movimientos del ejercicio.
• Repasa la tira de arriba de Socios: sin email, domiciliados sin IBAN… Es la lista de lo que te fallará después si no lo arreglas ahora.

Dos detalles que preguntan siempre

• Referencia externa: es el código que tenía el socio en el programa anterior. Solo merece la pena si lo necesitas para cruzar datos; no se ve en la ficha ni se busca. Si quieres verlo, impórtalo como campo personalizado.
• Campos con desplegable, fecha o número: créalos antes en Campos personalizados, con el mismo nombre que la columna. Si no, se crearán como texto y habrá que cambiarlos a mano.