PKarnet
Datos de la asociación es la ficha de la entidad: nombre, NIF, dirección, contacto, logo y color, tipo de entidad, nombre de los cargos y datos SEPA. La cambia quien tiene la configuración de la asociación, por defecto administración y presidencia. Lo que todavía falta lo dice el Estado de la configuración.
1. El nombre y los datos legales
- Nombre: el que ven los socios en el carnet, en los correos, en los formularios públicos y en la tienda. También va como acreedor en el fichero de cada remesa.
- Razón social / nombre legal y CIF/NIF: salen en las facturas y en el certificado de aportaciones. Si no hay razón social, la factura lleva el nombre. Sin un NIF válido no se emite ninguna factura.
- Dirección: el domicilio fiscal. Sale en el certificado de aportaciones y hace falta para exportar facturas en formato Facturae.
- Idioma preferido: el de los carnets digitales y los correos que genera la asociación.
- Zona horaria: solo cambia cómo se leen las horas en el panel.
2. El logo y el color
El logo, en PNG o JPG de hasta 2 MB, y el color principal, con su selector. Los dos salen en la página del carnet de cada socio, en los pases de Apple Wallet y Google Wallet, en la tienda y en los formularios públicos: el alta desde la web, la revisión de datos y la ficha de la familia de los deportistas. El logo sale también en el correo que lleva el carnet.
- Un color muy claro no se usa tal cual sobre fondo blanco: PKarnet lo oscurece, sin cambiar el tono, hasta que los botones y los enlaces se leen bien. Lo que guardaste no cambia, y los pases de Wallet tienen su propia regla.
- Sin logo ni color, todo eso sale con los colores de PKarnet.
- Al cambiar el logo, la página del carnet y los correos nuevos salen con el nuevo; el pase que un socio ya tiene guardado en el móvil no se actualiza solo.
3. El correo de la entidad y el correo de salida
Son dos cosas distintas:
- El email de Contacto es el de la entidad. Lo usan el texto de privacidad que trae por defecto el alta desde la web, el aviso de solicitudes nuevas si no ponéis otro correo para eso, y la página que ve un socio cuando su enlace de revisión ya no vale, junto con el teléfono y la web.
- El correo de salida es el servidor desde el que salen recibos, carnets y convocatorias. Se configura en Configuración de email, con su remitente y su dirección de respuesta.
Mientras no configuréis el vuestro, los correos a los socios salen desde PKarnet como «Nombre de la asociación · PKarnet», con el email de contacto como dirección de respuesta. Si ese email está mal, las respuestas de los socios no os llegan.
4. El tipo de entidad y el nombre de los cargos
- Tipo de entidad: asociación (cultural, vecinal, social, AMPA…), club deportivo, sindicato o partido político. Cambia cómo se llaman las cosas en el panel, como socios o afiliados, y qué módulos se encienden. Se puede cambiar cuando queráis y no borra nada.
- Nombre de los cargos: el tipo propone un nombre para la presidencia, la secretaría y la tesorería. En un sindicato o un partido, por ejemplo, propone secretaría general. Si en vuestra entidad se llaman de otra manera, escribidlo; vacío es el nombre propuesto. Los permisos de cada rol no cambian.
- Módulos: cada uno añade un apartado al panel. Apagar uno no borra nada: solo deja de verse.
5. Los datos SEPA
El identificador de acreedor SEPA, el IBAN acreedor y, si el banco lo pide, el BIC. Sin ellos no se puede crear ninguna remesa. El IBAN es la cuenta donde cobra la asociación: cámbialo solo con el nuevo número delante, porque un error desvía la remesa entera.
6. El Estado de la configuración
En Estado de la configuración, un bloque por cada cosa que tiene que estar en orden: los datos de la asociación, la identidad visual, los usuarios, el correo de salida, los avisos por email, las cuotas y el alta web, la facturación, la contabilidad, la tienda, el espacio y vuestros datos, entre otros. El verde está en orden, el azul se puede revisar, el ámbar está incompleto y el rojo quiere decir que algo está parado.
- El bloque de la asociación pide el CIF, la dirección y los datos SEPA; el de identidad visual, el logo y el color. Cada bloque lleva a la pantalla donde se arregla.
- El color se apaga arreglando el dato en su pantalla: aquí no hay ningún interruptor.
- Cada persona ve los bloques de lo que puede tocar, así que dos personas de la junta pueden ver cifras distintas.
El error típico
Poner como email de la entidad el correo personal de alguien de la junta. Cuando esa persona deja el cargo, las respuestas de los socios y los avisos de altas le siguen llegando a ella. Mejor un correo de la entidad, que pasa de una junta a la siguiente.