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Cambia la junta y el peligro no es lo que se toca: es lo que se olvida. Este recorrido es la lista de lo que hay que tocar, en orden, para que la asociación siga funcionando el lunes siguiente.
1. Invita a los que entran
En Usuarios, invita a cada persona nueva por email. Al aceptar la invitación crea su propia contraseña — nunca compartáis cuentas: cada acción queda registrada con su autor, y eso protege al que entra y al que sale.
2. Ponle a cada uno su rol
El rol decide qué puede hacer cada uno: administración lo ve todo; presidencia, secretaría y tesorería tienen su reparto; staff es apoyo operativo. Dale a cada persona el rol de su cargo real — no «admin para todos por si acaso»: los permisos amplios de más son los sustos de después.
3. Los avisos por email — la trampa clásica
Los avisos críticos (certificados que caducan, extractos sin actualizar…) se reparten así:
Un aviso sin configurar se envía por rol: quien tenga administración, presidencia o tesorería en cada momento. Los nuevos entran solos. Pero un aviso configurado a mano tiene una lista fija de personas — y esa lista NO cambia con la junta.
Tras el relevo, pasa por Avisos por email y revisa cada aviso configurado: que ningún correo crítico siga yendo solo al tesorero saliente.
4. Los datos oficiales
En Asociación, actualiza lo que haya cambiado: representante, cargos, email de contacto. Si la asociación factura o remesa, comprueba que los datos del acreedor SEPA siguen siendo correctos.
5. Da de baja a los que salen
El último paso, y a menudo el que nadie da: desactiva los usuarios de quienes dejan la junta. No es desconfianza — es que dentro de un año nadie recordará que aquella cuenta seguía viva, y las cuentas olvidadas son la puerta de atrás clásica.
La comprobación final
Estado de la configuración en verde, un aviso de prueba que llega a quien debe, y una entrada al panel de cada persona nueva con su propio usuario. Con eso, la junta nueva ya no depende de la vieja.