PKarnet
Una migración a PKarnet trae socios, cuotas, cuentas bancarias y el histórico de recibos cobrados. No trae la contabilidad, ni los documentos, ni nada que no esté en los ficheros que entregas, y los mandatos SEPA solo llegan si su referencia y su fecha de firma vienen en esos ficheros.
Lo que entra
Tanto si importas tú como si pides la migración asistida, entra esto:
- Socios, con todo lo que traiga la lista: datos personales, contacto, dirección, fecha de alta y de baja, forma de pago y observaciones. Un socio con fecha de baja ya pasada entra como socio de baja.
- Cuotas: el catálogo con su importe y periodicidad, y qué cuota paga cada socio.
- Cuentas bancarias de quien paga por domiciliación: IBAN, titular, BIC, referencia del mandato y fecha de firma.
- Columnas propias (sección, talla, categoría…), como campos personalizados de la ficha.
- El histórico de recibos ya cerrados, si lo tienes: número de socio, número de recibo, fecha, importe y si se cobró o se devolvió.
Lo que entra, pero no como crees
- El histórico no contabiliza. Esos recibos son historia para que la ficha del socio no empiece en blanco; no aparecen en el Diario ni cuentan en el ejercicio.
- Los recibos del año en curso no se traen. Se generan en PKarnet desde Cobrar cuotas, a partir de las cuotas asignadas.
- Los datos entran tal como vienen. En la migración asistida solo se normalizan formatos (fechas, sí/no, mayúsculas). No se depuran duplicados, no se corrigen IBAN y no se decide quién está de alta o de baja: si el fichero dice una cosa, entra esa cosa.
Lo que no entra
- La contabilidad. Ni el ejercicio en curso ni asientos de años pasados. El ejercicio se abre en PKarnet en el paso de Contabilidad del asistente; lo que tenga que arrastrar de antes, háblalo con quien lleve las cuentas.
- Los documentos: estatutos, actas, certificados. Si los quieres en PKarnet, súbelos tú a Documentos.
- Los usuarios de la junta. Cada persona entra con su propio usuario: se invita desde Usuarios.
- El correo saliente, el logo y los proveedores. Se configuran en sus pasos del asistente.
- Lo que solo existe en el programa viejo y no está en los ficheros. PKarnet no tiene acceso a ese programa.
Los mandatos SEPA
El mandato es el permiso que firmó cada socio para que la asociación le cargue los recibos en su cuenta. Al cambiar de programa, el mandato es el mismo: lo que cambia es el programa que prepara la remesa. Por eso PKarnet necesita su referencia y su fecha de firma exactas, no unas nuevas.
Un socio domiciliado sin referencia o sin fecha de firma no entra en la remesa: su recibo queda como incidencia bancaria hasta que completes esos datos.
Tres cosas que conviene saber antes de empezar:
- PKarnet no puede comprobar los mandatos. El papel firmado está en el archivador de la asociación. Al pedir la migración asistida declaras que cada cuenta que entregas tiene un mandato firmado y en vigor.
- Dónde están los datos: en el programa viejo, en los ficheros de remesa que enviabais al banco o en los mandatos en papel. Sácalos antes de dar de baja el programa.
- Si de algún socio no los encuentras, no te inventes una referencia. Déjalo sin ella y cóbrale por transferencia o en efectivo hasta tener un mandato firmado de nuevo. El recorrido El mandato SEPA explica qué debe llevar.
Revisa antes de la primera remesa
Cuando la migración esté hecha, revísala antes de lanzar la primera remesa. Mira sobre todo los socios que pagan por banco: que estén los que tienen que estar y que cada IBAN sea el suyo. Hasta la remesa, un error es un dato mal escrito; después, es un cargo en la cuenta de una persona. Si algo no cuadra con lo que enviaste, díselo a PKarnet y se corrige.
La tira de avisos de Socios y la bandeja de Socios sin cuota te dicen qué falta: domiciliados sin IBAN, socios sin email, socios sin cuota.
El error típico
Dar por hecho que «la migración lo trae todo» y lanzar la remesa sin mirar. Lo que no venía en el fichero no está, y un socio sin cuota asignada es un socio al que no se le genera recibo.