PKarnet
La secretaría en PKarnet es el censo, la palabra y el archivo: quién es socio, cómo le llega lo que la junta tiene que decir y dónde queda guardado lo que se decide. Esta ruta recorre las cuatro tareas en el orden en que aparecen.
Antes de empezar
- El rol Secretaría abre socios, carnets, listados, campañas y el gestor documental. No abre la forma de pago, las cuotas ni los recibos del socio: eso es de tesorería salvo que te den la casilla. Detalle en Roles y permisos.
- Tampoco abre la configuración del correo de la asociación. Si los envíos no salen, quien tenga administración o presidencia lo revisa en Configuración de email.
1. Da de alta a los socios nuevos
Hay dos puertas de entrada:
- Desde el panel: Socios y «Nuevo socio». El recorrido Dar de alta a un socio, de principio a fin explica la ficha, la forma de cobro, la cuota y el carnet.
- Desde la web de la asociación: las personas que rellenan el formulario y confirman su email aparecen en Solicitudes de alta, y en Inicio como incidencia. Al aprobar, se abre la ficha de alta ya rellena: revisas, corriges y guardas. Si rechazas, puedes avisar por email con el motivo.
La lista de solicitudes avisa cuando el email o el DNI coinciden con un socio que ya existe. En ese caso no apruebes: rechaza y actualiza su ficha. El justificante en PDF de cada solicitud recoge lo que envió, el texto de las casillas que aceptó y la confirmación del email; sustituye a la ficha firmada en papel.
Si la asociación viene de otro programa y hay que traer a todos de golpe, el recorrido es Traer los socios de otro programa.
2. Mantén los datos al día: bajas y supresión
La tira de arriba de Socios (sin email, sin carnet, domiciliados sin IBAN) es tu lista de trabajo. Un socio sin email es un socio que no recibirá la convocatoria.
Cuando alguien se va, distingue dos cosas:
- Dar de baja no borra a nadie: pone la fecha de baja, cierra su cuota y revoca su carnet. Sigue en la lista con todo su histórico y se puede reactivar desde la ficha, aunque la cuota y el carnet hay que volver a ponerlos a mano.
- Eliminar datos personales es para cuando la persona pide que se supriman sus datos (derecho de supresión del RGPD). Está en su ficha y pide escribir ELIMINAR.
Eliminar datos personales no tiene vuelta atrás: se borran nombre, contacto, dirección, DNI, fecha de nacimiento, IBAN y documentos, y se revocan carnet y consentimientos. La ficha conserva solo el número de socio para que recibos y asientos sigan cuadrando, y ya no se puede editar ni reactivar.
Cuánto tiempo hay que conservar los datos de un exsocio antes de suprimirlos depende de tus estatutos y de las obligaciones contables; si dudas, consulta con tu gestor.
3. Convoca y comunica
- Antes de escribir, mira en Comunicaciones los destinatarios alcanzables sobre el total de socios activos: esa es tu asamblea real.
- Si escribes a una parte de la asociación (una sección, un equipo), crea antes un grupo en Grupos.
- Trabaja la campaña en borrador, haz la previsualización y el envío de prueba, y envía. Una campaña enviada no se edita: queda como constancia, con el resultado de cada correo.
El recorrido completo, con la antelación y la prueba en el móvil, está en Convocar la asamblea. La antelación la marcan tus estatutos, no PKarnet.
4. Guarda los documentos donde se puedan encontrar
- En Documentos van las actas, los estatutos, las pólizas: crea carpetas y sube los archivos.
- Los documentos de un socio concreto (su mandato, su DNI, la solicitud firmada) van en su ficha de Socios, no aquí.
- La búsqueda encuentra por nombre y por lo que dice el documento (PDF, Word, Excel y texto). Un escaneo o una foto solo se encuentran por nombre: ponles un nombre que se entienda.
- Lo que borras va a la papelera y desde allí se recupera. Las carpetas marcadas como «Automático» las usa PKarnet para archivar facturas, justificantes y expedientes: no se renombran ni se borran.
El error típico
Usar «Dar de baja» para corregir un dato mal puesto, o «Eliminar datos personales» para limpiar la lista de exsocios. La baja no arregla datos: se editan en la ficha. Y la supresión no es limpieza: es una petición concreta de una persona y no se deshace. Para no ver a los exsocios, filtra Socios por estado.