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El mandato SEPA es la autorización firmada por el titular de una cuenta para que la asociación le cargue recibos en ella. Lo firma el titular de la cuenta, no necesariamente el socio; lo guarda la asociación, y deja de valer si pasan 36 meses sin presentar ningún cargo con él.
Antes de empezar
- El contenido del mandato lo fija el reglamento del esquema SEPA Core del European Payments Council. Es igual en toda la zona SEPA: cambia el diseño del papel, no los datos.
- Sin mandato, un cargo es no autorizado, y el socio puede reclamarlo hasta 13 meses después (artículo 43 del Real Decreto-ley 19/2018). Lo cuenta la página Qué es una remesa SEPA.
1. Comprueba que el mandato lleva lo obligatorio
El reglamento SEPA Core pide, como mínimo:
- Referencia única del mandato. La pone la asociación y no se repite con otro mandato. Si no la tienes al firmar, tienes que comunicarla al socio antes del primer cargo.
- Identificador de acreedor SEPA de la asociación, con su nombre y dirección. El identificador lo asigna tu banco.
- Tipo de pago: recurrente, para cuotas, o único.
- Nombre del titular que paga y el IBAN de su cuenta.
- Fecha de firma y firma del titular.
- El texto legal del esquema: autoriza a la asociación a enviar los cargos y al banco a pagarlos, y recuerda que la devolución se puede pedir en 8 semanas desde el cargo.
Se puede firmar en papel o de forma electrónica, si tu banco lo acepta.
2. Haz que firme quien paga
Firma el titular de la cuenta. Si el recibo de un socio menor lo paga su madre desde su cuenta, el mandato lo firma ella. En PKarnet el campo «Titular de la cuenta» es distinto del nombre del socio: se rellena con el nombre del socio, y lo cambias cuando no coinciden.
3. Guarda el papel
El mandato firmado lo guarda la asociación mientras esté vivo, y cuando se cancela, como mínimo el tiempo en que se puede reclamar un cargo no autorizado, además de lo que pidan las normas españolas y tu contrato con el banco. El banco del socio no tiene una copia: si hay una reclamación, te la pedirá a ti.
PKarnet no guarda el mandato como tal. Puedes subir el papel escaneado como documento en la ficha del socio, pero PKarnet no lo lee ni lo relaciona con la remesa.
4. Vigila cuándo deja de valer
- 36 meses sin cargos. Si en 36 meses no presentas ningún cargo con un mandato, contando desde el último presentado (aunque se devolviera), la asociación tiene que darlo por cancelado y, para volver a cobrar, pedir que se firme uno nuevo. Pasa con socios que dejan de pagar un tiempo y vuelven.
- Cancelación. El titular puede cancelar el mandato comunicándoselo a la asociación, sin pasar por los bancos. Guarda el documento de la cancelación: desde ese día no se le puede cargar nada con ese mandato. Aparte, el titular siempre puede pedir a su banco que rechace un cargo.
PKarnet no avisa de un mandato que lleva 36 meses sin usarse: esa revisión la haces tú.
5. Qué guarda PKarnet del mandato
En la ficha del socio, en el bloque SEPA:
- Titular de la cuenta, IBAN, BIC (normalmente no hace falta) y País SEPA.
- Referencia SEPA: la referencia del mandato. En el alta, PKarnet propone una a partir de las iniciales y el número de socio; puedes cambiarla por la del papel.
- Fecha de firma SEPA: en el alta se propone la fecha de alta; en una solicitud llegada desde la web, el día en que la apruebas.
Con esos datos PKarnet hace tres cosas: deja fuera de la remesa, como incidencia, el recibo domiciliado al que le falta la referencia o la fecha de firma; mete la referencia y la fecha en el fichero de la remesa; y marca como primer cargo el de una referencia que no había cobrado antes en PKarnet. Además, cada cambio de referencia, fecha de firma o IBAN queda en el registro de auditoría, con quién lo hizo.
Lo que no hace: no genera el documento de mandato para que el socio lo firme, no comprueba que el papel exista y no comprueba que la referencia no se repita en otro socio.
El error típico
Aceptar la fecha de firma que propone PKarnet sin mirar el papel. La fecha que viaja en la remesa tiene que ser la del mandato firmado, no la del alta. Y si el socio cambia de cuenta, no cambies la referencia porque sí: cámbiala solo si firma un mandato nuevo.