PKarnet
Perquè el gener cobri bé, a l'octubre i al novembre deixa cada quota amb el seu import, cada soci amb la quota que li toca i cada domiciliat amb el seu IBAN i el seu mandat. Els rebuts es generen quan arriba el mes; abans es prepara el que llegeixen.
Abans de començar
- L'import de cada quota per a l'any nou, ja decidit per qui l'hagi d'aprovar.
- Permís per gestionar quotes i l'economia dels socis.
- Qui se'n va i qui canvia de categoria.
1. Repassa el catàleg de quotes
Ves a Quotes i mira la llista sencera.
- Una quota que ja no es cobra es desactiva, no s'esborra: si té socis o rebuts, PKarnet no deixa eliminar-la, per no perdre l'històric.
Desactivar una quota no la treu als socis que la tenen: se'ls deixa de cobrar. En desactivar-la, PKarnet diu quants són, i aquests socis passen a Socis sense quota, amb la quota desactivada anotada al costat del nom. El més còmode és moure'ls abans a la quota nova (punt 2) i desactivar la vella després.
2. Import nou: editar la quota o crear-ne una altra?
Si canvia el preu i tots els que la paguen s'hi queden, edita la quota. En desar, la pantalla ho avisa: els rebuts ja generats no es modifiquen; els que es generin a partir d'aquell moment surten amb l'import nou.
- L'import es llegeix en generar cada rebut, no en assignar la quota. Edita després de generar els darrers rebuts de l'any amb el preu vell i abans de generar els de gener. Si a l'octubre edites una quota mensual, novembre i desembre ja sortiran amb el preu nou.
Crea una quota nova només si és una categoria diferent (un tram reduït, una familiar) i només la pagaran alguns socis. Per moure'ls:
- Molts alhora: a Accions massives, «Assignar quota», tria la quota nova, posa «Data inici» l'1 de gener i, a «Substituir», la quota vella. La llista mostra només qui la té, i la confirmació diu, soci per soci, fins quan continua la vella: fins al 31 de desembre, així que els rebuts que li toquin fins aleshores es continuen generant.
- Si no tries «Substituir», la quota nova s'afegeix a la que ja tenien: al gener, dues quotes i dos rebuts.
- D'un en un: a la fitxa del soci, dona de baixa la quota vella i assigna la nova amb «Quota vàlida des de» l'1 de gener. Donar de baixa des de la fitxa talla la quota en el moment, sigui quina sigui la data que hi posis: fes-ho quan ja hagis generat el darrer rebut que li tocava.
Crear «Quota 2027» per a tothom només perquè puja el preu obliga a canviar de quota tots els socis. Per això hi ha editar.
3. Deixa cada soci amb la seva quota
- Dona de baixa qui no continua. En donar de baixa un soci es tanquen les seves quotes i no se li genera cap rebut més.
- Obre Socis sense quota: són els socis actius que avui no paguen cap quota, perquè no en tenen cap, perquè la seva ja s'ha acabat o perquè només tenen una quota desactivada. Pots aplicar una quota a tots els seleccionats o triar-ne una de diferent a cada fila i desar-ho tot d'una vegada. En assignar-los una quota nova des d'aquí, la desactivada se'ls dona de baixa amb data del dia anterior.
4. Revisa IBAN i mandats dels domiciliats
Un rebut domiciliat queda fora de la remesa si li falta qualsevol d'aquestes coses: compte bancari per defecte, titular, un IBAN vàlid, la referència del mandat o la data de signatura.
- La llista de Socis SEPA sense compte bancari vàlid mostra a qui li falta el compte. Decideix amb cadascun si n'afegeix un o passa a transferència o efectiu.
- Els mandats que faltin, recupera'ls ara. El mandat SEPA explica d'on treure'ls.
5. Mira el gener abans que arribi
A Cobrar quotes, canvia el mes operatiu a gener i pitja «Actualitza». Veuràs, quota per quota, quants rebuts sortiran. «Previsualitzar rebuts» et mostra la llista sense crear res.
Una quota anual no surt per força al gener: cada soci venç el mes que marca la seva pròpia data de referència. Aquesta data és, per ordre, el darrer rebut cobrat que es va importar d'aquesta quota, la signatura del mandat, l'inici de la seva quota o la seva data d'alta. Si esperaves 200 rebuts i en veus 40, la causa sol ser aquí, no en un error.
6. Crea l'exercici de l'any nou
Crear una remesa anota el seu assentament amb la data d'aquell dia. Sense un exercici obert que la inclogui, la remesa de gener no es crea. A Obertura i tancament, PKarnet proposa l'exercici següent des de 45 dies abans que acabi l'actual.
L'error típic
Assignar la quota nova amb Accions massives sense triar «Substituir». Els socis es queden amb les dues quotes i al gener reben dos rebuts. Si ja ha passat, repeteix l'acció amb «Substituir» la quota vella: a qui ja té la nova només se li acaba la vella.
Després d'això
- El dia de cobrament de quotes: generar, resoldre incidències i crear la remesa de gener.
- Remeses SEPA i devolucions: què fer amb els rebuts que tornen.
- Tancar l'any: l'altra feina de desembre.