Què és una remesa SEPA i com funciona una devolució

Una remesa SEPA és un fitxer amb els rebuts domiciliats d'un període que l'associació dona al seu banc per carregar-los, tots d'una vegada, al compte de cada soci. Cobrar-la no és el final: durant 8 setmanes el soci pot demanar al seu banc que li torni el càrrec sense donar explicacions, i fins a 13 mesos si el càrrec no estava autoritzat.

Abans de començar

• Les regles del cobrament domiciliat en euros les fixa l'European Payments Council al reglament de l'esquema SEPA Core. A Espanya, els drets del titular del compte són al Reial decret llei 19/2018, de serveis de pagament.
• L'associació és el creditor: necessita un identificador de creditor SEPA, que dona el banc, i un mandat signat per cada soci. Ho explica la pàgina El mandat SEPA.
• A PKarnet, les dades del creditor s'omplen una vegada a Associació. Sense elles no es pot crear cap remesa.

1. Entén què viatja dins la remesa

Cada rebut de la remesa du l'IBAN del soci, l'import, la data de càrrec, la referència del seu mandat i la data en què el va signar. El teu banc envia cada càrrec al banc del soci, i el banc del soci el carrega al seu compte. El mandat signat no viatja amb el fitxer: el guarda l'associació, i per això provar-lo li toca a ella.

A PKarnet la remesa es crea a Cobrar quotes i se segueix a Remeses. «Exportar SEPA XML» genera el fitxer que puges a la teva banca electrònica. Una remesa creada no s'anul·la: revisa la selecció abans de confirmar.

2. Avisa el soci abans del càrrec

El reglament SEPA demana enviar al soci un avís previ (la prenotificació) amb l'import i la data de càrrec com a molt tard 14 dies naturals abans, llevat que hàgiu pactat un altre termini.

Al detall de la remesa, «Comunicar càrrec» prepara un esborrany de comunicació amb la data, l'import i l'IBAN emmascarat de cada soci. Si a 10 dies del càrrec encara no s'ha enviat, Inici t'avisa.

3. Distingeix els tres tipus de devolució

• Rebuig del banc. El banc del soci no pot carregar el rebut: compte tancat, IBAN erroni, sense saldo, sense mandat. Arriba els dies següents al càrrec.
• Devolució a petició del soci, fins a 8 setmanes. Des de la data del càrrec, el soci té un dret incondicional que el seu banc li torni l'import. Llevat que el soci hi hagi renunciat amb el seu propi banc, aquest no l'hi pot negar ni demanar-li motius. És l'article 49 del Reial decret llei 19/2018 i la regla de l'esquema SEPA Core.
• Càrrec no autoritzat, fins a 13 mesos. Si no hi havia un mandat vàlid, el soci el pot reclamar fins a 13 mesos després del càrrec (article 43 del mateix Reial decret llei). Aquí el mandat signat és la teva única defensa.

En els tres casos els doblers no queden al compte de l'associació: o no arriben, o el banc els descompta després. Segons el vostre contracte, el banc també pot cobrar una comissió per cada devolució.

4. Registra la devolució a PKarnet

Quan el banc abona la remesa, «Marcar remesa com a cobrada» passa tots els rebuts a pagats d'una vegada. Les devolucions es registren després, una per una, des del detall de la remesa amb «Marcar com a tornat».

• PKarnet no llegeix el fitxer de devolucions del banc. Cada devolució la marques tu, mirant l'extracte.
• Un rebut ja cobrat només es pot marcar com a tornat fins a 56 dies (8 setmanes) després de la seva data de cobrament. Passat aquest termini ja no es pot, i una reclamació per càrrec no autoritzat no té un camí propi a PKarnet: parla amb el teu gestor de com registrar-la.
• Marcar com a tornat no esborra el deute. La comptabilitat el passa a «rebuts tornats» perquè no es perdi.

5. Decideix què fas amb cada tornat

Els tornats pendents surten a Rebuts, amb el filtre «Rebuts retornats refacturables». Refacturar crea un rebut nou, amb les despeses de devolució si decideixes repercutir-les, i aquest rebut entra a la remesa següent. Si el soci paga per una altra via, marca el rebut nou com a pagat amb la data real. A un soci donat de baixa no se li pot refacturar.

L'error típic

Refacturar sense parlar amb el soci. Si el rebut el va tornar ell, el més probable és que també torni el següent, i el teu banc et pot cobrar dues comissions. Primer pregunta què ha passat; després refactura o canvia-li la forma de pagament.

Després d'això

• Cobrar les quotes del mes: el recorregut complet, dels rebuts a la remesa.
• El mandat SEPA: què ha de tenir perquè un càrrec no es pugui reclamar com a no autoritzat.
• Tancar el mes amb el banc: conciliar l'abonament de la remesa i les devolucions amb l'extracte.