PKarnet
Para que enero cobre bien, en octubre y noviembre deja cada cuota con su importe, cada socio con la cuota que le toca y cada domiciliado con su IBAN y su mandato. Los recibos se generan cuando llega el mes; antes se prepara lo que leen.
Antes de empezar
- El importe de cada cuota para el año nuevo, ya decidido por quien lo tenga que aprobar.
- Permiso para gestionar cuotas y la economía de los socios.
- Quién se va y quién cambia de categoría.
1. Repasa el catálogo de cuotas
Ve a Cuotas y mira la lista entera.
- Una cuota que ya no se cobra se desactiva, no se borra: si tiene socios o recibos, PKarnet no deja eliminarla, para no perder el histórico.
Desactivar una cuota no se la quita a los socios que la tienen: se les deja de cobrar. Al desactivarla, PKarnet dice cuántos son, y esos socios pasan a Socios sin cuota, con la cuota desactivada anotada junto al nombre. Lo más cómodo es moverlos antes a la cuota nueva (punto 2) y desactivar la vieja después.
2. Importe nuevo: ¿editar la cuota o crear otra?
Si cambia el precio y todos los que la pagan siguen en ella, edita la cuota. Al guardar, la pantalla lo avisa: los recibos ya generados no se modifican; los que se generen a partir de ese momento salen con el importe nuevo.
- El importe se lee al generar cada recibo, no al asignar la cuota. Edita después de generar los últimos recibos del año con el precio viejo y antes de generar los de enero. Si editas en octubre una cuota mensual, noviembre y diciembre ya saldrán con el precio nuevo.
Crea una cuota nueva solo si es una categoría distinta (un tramo reducido, una familiar) y la pagarán solo algunos socios. Para moverlos:
- Muchos a la vez: en Acciones masivas, «Asignar cuota», elige la cuota nueva, pon «Fecha inicio» el 1 de enero y, en «Sustituir a», la cuota vieja. La lista enseña solo a quien la tiene, y la confirmación dice, socio a socio, hasta cuándo sigue la vieja: hasta el 31 de diciembre, así que los recibos que le toquen hasta entonces se siguen generando.
- Si no eliges «Sustituir a», la cuota nueva se añade a la que ya tenían: en enero, dos cuotas y dos recibos.
- Uno a uno: en la ficha del socio, da de baja la cuota vieja y asigna la nueva con «Cuota válida desde» el 1 de enero. Dar de baja desde la ficha corta la cuota en el momento, sea cual sea la fecha que pongas: hazlo cuando ya hayas generado el último recibo que le tocaba.
Crear «Cuota 2027» para todo el mundo solo porque sube el precio obliga a mover de cuota a todos los socios. Para eso está editar.
3. Deja a cada socio con su cuota
- Da de baja a quien no sigue. Al dar de baja a un socio se cierran sus cuotas y no se le genera ningún recibo más.
- Abre Socios sin cuota: son los socios activos que hoy no pagan ninguna cuota, porque no tienen ninguna, porque la suya ya terminó o porque solo tienen una cuota desactivada. Puedes aplicar una cuota a todos los seleccionados o elegir una distinta en cada fila y guardar de una vez. Al asignarles una cuota nueva desde aquí, la desactivada se les da de baja con fecha del día anterior.
4. Revisa IBAN y mandatos de los domiciliados
Un recibo domiciliado se queda fuera de la remesa si le falta cualquiera de estas cosas: cuenta bancaria por defecto, titular, un IBAN válido, la referencia del mandato o su fecha de firma.
- La lista de Socios SEPA sin cuenta bancaria válida enseña a quién le falta la cuenta. Decide con cada uno si añade una o pasa a transferencia o efectivo.
- Los mandatos que falten, recupéralos ahora. El mandato SEPA explica de dónde sacarlos.
5. Mira enero antes de que llegue
En Cobrar cuotas, cambia el mes operativo a enero y pulsa «Actualizar». Verás, cuota por cuota, cuántos recibos saldrán. «Previsualizar recibos» te enseña la lista sin crear nada.
Una cuota anual no sale forzosamente en enero: cada socio vence en el mes que marca su propia fecha de referencia. Esa fecha es, por orden, el último recibo cobrado que se importó de esa cuota, la firma del mandato, el inicio de su cuota o su fecha de alta. Si esperabas 200 recibos y ves 40, la causa suele estar aquí, no en un error.
6. Crea el ejercicio del año nuevo
Crear una remesa anota su asiento con la fecha de ese día. Sin un ejercicio abierto que la incluya, la remesa de enero no se crea. En Apertura y cierre, PKarnet propone el ejercicio siguiente desde 45 días antes de que termine el actual.
El error típico
Asignar la cuota nueva con Acciones masivas sin elegir «Sustituir a». Los socios se quedan con las dos cuotas y en enero reciben dos recibos. Si ya ha pasado, repite la acción con «Sustituir a» la cuota vieja: a quien ya tiene la nueva solo se le termina la vieja.
Después de esto
- El día de cobro de cuotas: generar, resolver incidencias y crear la remesa de enero.
- Remesas SEPA y devoluciones: qué hacer con los recibos que vuelven.
- Cerrar el año: la otra tarea de diciembre.