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Una asociación que actúa sobre todo en las Illes Balears nace con un acta y unos estatutos, se inscribe en el Registro de Asociaciones de las Illes Balears, que lleva el Servei d'Entitats Jurídiques del Govern, y después pide el NIF y abre la cuenta. Estos son los pasos, en el orden en que suelen ir, con el enlace a la fuente oficial de cada uno. Sirve para saber qué hacer y qué preguntar; no sustituye a una asesoría.
1. El acta fundacional
Qué es. Una asociación se constituye por acuerdo de tres o más personas, físicas o jurídicas. Ese acuerdo, que incluye la aprobación de los estatutos, se escribe en el acta fundacional, en documento público o privado. Con el acta, la asociación ya tiene personalidad jurídica (Ley Orgánica 1/2002, artículo 5).
Qué lleva. Quién la funda, con su nacionalidad y domicilio; la voluntad de crear la asociación y su nombre; los estatutos aprobados; el lugar y la fecha, con las firmas; y quién forma la junta provisional (artículo 6).
Dónde encontrar un modelo. La ficha del trámite de inscripción del Govern enlaza un modelo de acta fundacional, en catalán y en castellano.
Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículos 5 y 6 y ficha del trámite en el Govern de les Illes Balears.
2. Los estatutos
Qué son. La ley interna de la entidad. Como mínimo tienen que decir el nombre, el domicilio y dónde actuará; los fines y las actividades; cómo se entra y cómo se sale y, si hace falta, qué pasa si un socio no paga la cuota; cómo se gobierna y cómo se elige la junta; el régimen de administración, contabilidad y documentación y la fecha de cierre del ejercicio; y el patrimonio inicial y los recursos económicos de los que podrá hacer uso (artículo 7).
Dónde encontrar un modelo. La misma ficha del trámite enlaza un modelo de estatutos. Adaptadlo a vuestra entidad antes de firmarlo: es el que decidirá, por ejemplo, quién aprueba las cuotas.
Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículo 7.
3. La inscripción en el Registro de Asociaciones de las Illes Balears
Para qué. La inscripción hace pública la constitución y los estatutos. Mientras la asociación no está inscrita, quien la promueve responde personalmente de las obligaciones que contraiga con terceros (Ley Orgánica 1/2002, artículo 10).
Quién la pide. Al menos uno de los promotores o, si es una persona jurídica, su representante legal.
Cómo se presenta. La ficha del trámite explica cómo se presenta (por vía telemática, con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve) y qué documentos pide: el acta fundacional y los estatutos firmados por todos los fundadores y, si algún fundador es una persona jurídica, su certificado. También hay una tasa, que la ficha explica cómo se paga.
Cuánto tarda. Según la ficha, la Administración tiene tres meses para resolver desde que entra la solicitud, y si no responde, el silencio es positivo. Si falta algo, os pedirán que lo subsanéis.
Si no es vuestro registro. El de las Illes es para las asociaciones que actúan sobre todo en las Illes; si la asociación actúa en más de una comunidad, se inscribe en el Registro Nacional de Asociaciones, del Ministerio del Interior (artículos 25 y 26). Un club deportivo de las Illes se inscribe en el Registro de Entidades Deportivas de las Illes Balears, según la Ley 2/2023 de la actividad física y el deporte. Los detalles de estos casos, y de los de las AMPA, están en Constituir la entidad, paso a paso.
Fuente oficial: ficha del trámite de inscripción, Ley Orgánica 1/2002, artículo 10, Registro Nacional de Asociaciones y Ley 2/2023, de la actividad física y el deporte de las Illes Balears.
4. El NIF de la asociación
Qué es. El número de identificación fiscal de la entidad. La Agencia Tributaria dice que las entidades tienen que tenerlo cuando vayan a realizar operaciones con trascendencia tributaria; sin él no se abre la cuenta a nombre de la asociación.
Dónde se pide. En la Agencia Tributaria, con el modelo 036 de solicitud de NIF de entidad: en su sede electrónica, que tiene una solicitud no presencial, o en una oficina. La propia Agencia explica qué documentación pide en cada caso.
Fuente oficial: Agencia Tributaria, NIF de persona jurídica y entidad.
5. La cuenta en el banco
Qué es. La cuenta de la asociación, con su NIF: donde entran las cuotas y desde donde se paga. El dinero es de la entidad, no de ninguna persona de la junta.
Qué hay que llevar. El banco tiene que identificar a quien abre la cuenta y puede preguntar de dónde viene el dinero. Para una entidad, llevad el NIF, el acta, los estatutos y quién la representa, y preguntad antes qué más os pedirán. Comparad las condiciones y las comisiones antes de firmar.
Fuente oficial: Banco de España, los trámites para abrir una cuenta.
6. Los primeros socios y las cuotas
La lista de socios. La asociación tiene que tener una relación actualizada de sus asociados y un libro de actas (Ley Orgánica 1/2002, artículo 14).
Las cuotas. Pagar las cuotas que, según los estatutos, correspondan a cada socio es un deber del socio (artículo 22). Quién las aprueba y cuándo lo dicen vuestros estatutos; la asamblea general, el órgano supremo, tiene que reunirse al menos una vez al año (artículo 11).
Si las cobraréis por el banco. Hacen falta el identificador de acreedor, que da el banco, y un mandato firmado por cada socio que pague así. Lo explica Cómo pasar la remesa de cuotas.
Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículos 11, 14 y 22.
Después de esto
- Llevar las cuentas desde el primer día: Cómo llevar las cuentas de una asociación.
- Las fechas de cada año: El calendario de la junta.
- Lo mínimo para llevar la entidad: Llevar una asociación en diez minutos.