PKarnet
Si la entidad todavía no existe, o está en trámites, esto es lo que pasa fuera de PKarnet antes de cobrar nada, en el orden en que suele ir. Cada paso dice qué es, dónde se hace, qué hay que llevar o decidir y dónde está la fuente oficial. No sustituye a vuestros estatutos ni a una asesoría: sirve para saber qué hacer y qué preguntar. Mientras tanto, PKarnet se puede explorar entero: lo que aún no os sirve lleva una nota.
1. Estatutos y acta fundacional
Qué es. Una asociación nace del acuerdo de al menos tres personas que ponen en común medios y actividades para un fin, y que aprueban sus estatutos. Ese acuerdo se escribe en el acta fundacional, en documento público o privado. Con el acta firmada, la asociación ya tiene personalidad jurídica (Ley Orgánica 1/2002, artículo 5).
Qué hay que decidir: los estatutos. Son la ley interna de la entidad. La ley pide que digan, como mínimo (artículo 7):
- El nombre, el domicilio y dónde actuará, y cuánto dura si no es indefinida.
- Los fines y las actividades, descritos con precisión.
- Cómo se entra, cómo se sale y qué pasa si alguien no paga la cuota; los derechos y deberes de los socios.
- Cómo funciona de forma democrática: quién gobierna, cómo se elige y se sustituye la junta, cuánto duran los cargos, cómo se convoca y se decide, y quién firma los acuerdos.
- Cómo se llevan la administración, las cuentas y los papeles, y en qué fecha se cierra el ejercicio.
- El patrimonio inicial y los recursos con que contará, y qué pasa con lo que quede si se disuelve.
Qué lleva el acta (artículo 6): quiénes la fundan, con su nacionalidad y domicilio; la voluntad de crear la asociación y su nombre; los estatutos aprobados; el lugar y la fecha, con las firmas; y quién forma la junta provisional.
Dónde se hace. Entre quienes la fundan: no se presenta todavía en ningún sitio. Se presenta en el paso siguiente.
Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículos 5 a 7.
2. Inscripción en el Registro de asociaciones
Qué es. La inscripción hace pública la constitución y los estatutos, y es una garantía para quien trata con la entidad y para sus socios. Mientras no está inscrita, quienes la promueven responden personalmente de lo que se firme en su nombre (artículo 10).
Dónde se hace. En el registro que os toca, que es autonómico: el de vuestra comunidad si actuáis sobre todo en ella, o el Registro Nacional de Asociaciones, del Ministerio del Interior, si actuáis en más de una (artículos 25 y 26). Cinco comunidades tienen además ley propia de asociaciones (Cataluña, País Vasco, Andalucía, Canarias y Comunidad Valenciana); la Ley Orgánica 1/2002 sigue siendo la base. El botón «Ir a la fuente oficial» del tutor lleva al registro de vuestra comunidad, según la provincia que consta en Datos de la asociación.
Qué hay que llevar. El acta fundacional y los estatutos, que quedan depositados en el registro (artículo 28). El propio registro dice cómo se presenta y qué más pide.
Si sois un partido, un sindicato o una entidad con ley propia. La Ley Orgánica 1/2002 no se os aplica tal cual: partidos, sindicatos, organizaciones empresariales, federaciones deportivas y las demás reguladas por leyes especiales siguen su propia legislación (artículo 1.3), y con ella su registro. Estos pasos os sirven de guía, pero preguntad antes cuál es el vuestro.
Si sois un club deportivo. La ley estatal del deporte deja la constitución de los clubes a cada comunidad autónoma (Ley 39/2022, artículo 63.1): el registro es el de entidades deportivas de vuestra comunidad, según su normativa. En las Illes Balears, el club se constituye por acuerdo de tres o más personas, físicas o jurídicas, con un acta fundacional y unos estatutos que dicen también la modalidad deportiva, y una vez constituido se inscribe en el Registro de Entidades Deportivas de las Illes Balears. La inscripción es su reconocimiento legal y hace falta para participar en competiciones oficiales y optar a ayudas públicas (Ley 2/2023, artículos 67 a 69, 88.3 y 110). Fuentes: Ley 39/2022, del Deporte y Ley 2/2023, de la actividad física y el deporte de las Illes Balears.
Si sois una AMPA. Las asociaciones de madres y padres de alumnos tienen su base en la Ley Orgánica del Derecho a la Educación (artículo 5) y en el Real Decreto 1533/1986: solo pueden ser socios los padres, las madres o los tutores de alumnos del centro, se constituyen con un acta y unos estatutos con un contenido mínimo propio, y en lo general se rigen por la ley de asociaciones (artículos 3, 4, 6 y 7). El Real Decreto prevé además presentar el acta y los estatutos al Ministerio de Educación, que las incluye en un censo (artículo 8): preguntad en la consejería de educación de vuestra comunidad si os toca ese censo y dónde se hace. Fuentes: Ley Orgánica 8/1985, artículo 5 y Real Decreto 1533/1986.
Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículos 10 y 26 y, para las de ámbito estatal, el Registro Nacional de Asociaciones.
3. El NIF de la entidad
Qué es. El número de identificación fiscal de la asociación, que da la Agencia Tributaria; el de una asociación empieza por G. Las entidades tienen que tenerlo para cualquier operación con trascendencia tributaria, y sin él no se abre una cuenta a su nombre ni se cobra o factura como entidad.
Dónde se hace. En la Agencia Tributaria: en su sede electrónica, con certificado digital, o en una de sus oficinas.
Qué hay que llevar. El acta fundacional y los estatutos y, si ya la tenéis, la inscripción en el registro. La Agencia Tributaria explica en su página qué documentación pide en cada caso.
Fuente oficial: Agencia Tributaria, NIF de persona jurídica y entidad.
4. La cuenta bancaria a nombre de la entidad
Qué es. La cuenta de la asociación, con su NIF: donde entran las cuotas y desde donde se paga. No vale la de una persona de la junta, porque el dinero es de la entidad.
Dónde se hace. En el banco que elijáis.
Qué hay que llevar. El banco pide identificar a quien abre la cuenta y puede pedir de dónde sale el dinero que se va a ingresar, por la normativa contra el blanqueo de capitales. Para una entidad, llevad el NIF, los estatutos, el acta y quién la representa, y preguntad antes qué más os pedirán. Antes de firmar, comparad las condiciones y las comisiones.
Fuente oficial: Banco de España, los trámites para abrir una cuenta.
5. La primera asamblea: la junta y las cuotas
Qué es. La asamblea general son todos los socios reunidos: el órgano supremo de la asociación, que decide por mayoría y se reúne, como mínimo, una vez al año. La junta (el órgano de representación) gestiona según lo que decida la asamblea, y solo pueden formar parte de ella socios mayores de edad (artículo 11).
Qué hay que decidir. Elegir la junta, si el acta solo nombró una provisional, y aprobar las cuotas como digan vuestros estatutos. Hasta entonces, las cuotas que creéis en PKarnet son provisionales.
Dónde se hace. En una asamblea convocada como mandan los estatutos, y con su acta. En PKarnet, la convocatoria sale de Comunicaciones: Convocar la asamblea, y lo que pide la ley y lo que dejan los estatutos, en La asamblea general ordinaria.
Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículo 11.
6. El identificador de acreedor, si cobraréis por el banco
Qué es. El código que el banco da a la entidad para poder cobrar recibos domiciliados: sin él, el banco no admite la remesa. Solo hace falta si cobraréis así; en mano o por transferencia, no.
Dónde se hace. En el banco de la cuenta de la entidad.
Qué hay que decidir. Que cada socio que pague así firme su mandato, el permiso para cargarle los recibos: lo explica El mandato SEPA.
Fuente oficial: Banco de España, adeudos domiciliados.
Después de esto
- Los plazos y los trámites de cada año están en El calendario de la junta, que está escrito para una asociación de Baleares: en otra comunidad, comprobad lo que dependa de ella.
- Lo mínimo de llevar la entidad, en Llevar una asociación en diez minutos.
- Y en PKarnet, Empieza aquí.