Cómo llevar las cuentas de una asociación

Una asociación no tiene que llevar las cuentas como una empresa, pero sí de forma que cualquier socio pueda saber qué hay, de dónde ha salido y adónde ha ido. Aquí está lo que pide la ley, cómo llevarlo día a día sin que se acumule, qué pasa en la asamblea y qué hay que mirar con Hacienda. No sustituye a vuestro gestor: sirve para saber qué pedirle.

1. Qué pide la ley

La Ley Orgánica 1/2002 pide a toda asociación (artículo 14):

• Una relación actualizada de los socios.
• Una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, y de las actividades realizadas, conforme a las normas específicas que le resulten de aplicación.
• Un inventario de sus bienes.
• Un libro de actas de las reuniones de los órganos de gobierno y representación.

Los socios pueden acceder a toda esta documentación a través de la junta, y tienen derecho a ser informados del estado de cuentas (artículos 14 y 21). Los beneficios de las actividades económicas, si los hay, tienen que destinarse solo a los fines de la asociación (artículo 13).

Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículos 13, 14 y 21.

2. El ejercicio y quién decide

Los estatutos dicen el régimen de administración, contabilidad y documentación y la fecha de cierre del ejercicio (artículo 7). Miradla en los vuestros antes de preparar el cierre.

Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículo 7.

3. Día a día: que no se acumule

Esto no lo dice ninguna ley: es como se suele hacer para que el cierre no sea un trabajo de un mes.

• Una sola cuenta en el banco, a nombre de la asociación. Todo lo que entra y sale pasa por ella; nada por la cuenta de una persona de la junta.
• Cada movimiento con su justificante: la factura o el recibo de cada pago y, de cada ingreso, de dónde viene (cuotas, una subvención, una actividad).
• Anotarlo según pasa, no a final de año, y clasificarlo: cuotas, subvenciones, actividades, gastos de funcionamiento.
• Cuadrar con el extracto del banco cada mes: lo que dice vuestra contabilidad y lo que dice el banco tienen que coincidir.
• Separar por actividades si recibís subvenciones: la convocatoria dice cómo se justifica cada gasto, y es mucho más fácil si ya estaba separado.

4. La asamblea aprueba las cuentas

Las cuentas de la asociación se aprueban cada año en la asamblea general (artículo 14), que tiene que reunirse al menos una vez al año (artículo 11). Por eso, al cerrar el ejercicio, la junta prepara unas cuentas que los socios puedan entender y las presenta con la convocatoria. Qué hay que presentar exactamente y cómo se vota lo dicen vuestros estatutos.

Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículos 11 y 14.

5. Hacienda

• El impuesto sobre sociedades. Las asociaciones que no aplican el régimen fiscal especial de la Ley 49/2002 son entidades parcialmente exentas (Ley 27/2014, artículo 9.3). En general tienen que declarar todas sus rentas, pero la misma ley las exime de presentar la declaración si cumplen a la vez unos límites de ingresos totales y de rentas no exentas, y todas las rentas no exentas están sometidas a retención (artículo 124). La Agencia Tributaria explica los límites en su página de entidades parcialmente exentas. Una asociación que alquila, vende o factura, por ejemplo publicidad, tiene que mirarlo con su gestor.
• Los modelos y los plazos de cada año están en el calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria. Las fechas que suelen tocar a una asociación de Baleares, mes a mes, están en El calendario de la junta.

Fuente oficial: Agencia Tributaria, entidades parcialmente exentas, Ley 27/2014, del impuesto sobre sociedades, artículos 9 y 124 y calendario del contribuyente 2026.

Si lo lleváis con PKarnet

Las cuotas y las remesas generan los asientos solas, el extracto del banco se importa y se concilia en Extractos bancarios, y el cierre del año tiene su recorrido: Cerrar el año. Para cuadrar cada mes: Cerrar el mes con el banco.

Después de esto

• Si todavía no tenéis la asociación: Cómo constituir una asociación en las Illes Balears.
• Si cobráis las cuotas por el banco: Cómo pasar la remesa de cuotas.