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Pasar la remesa es dar al banco, de una vez, los recibos domiciliados de un periodo para que los cargue en la cuenta de cada socio. Antes de la primera hay cuatro cosas que tener listas; después, cada remesa es un fichero, un aviso y un seguimiento de las devoluciones. Aquí está el orden, con la fuente oficial de cada paso.
1. Cuotas aprobadas
Pagar las cuotas que correspondan según los estatutos es un deber del socio (Ley Orgánica 1/2002, artículo 22). Antes de cobrarlas, que estén aprobadas como digan vuestros estatutos: quién las fija, cuánto y cada cuánto.
Fuente oficial: Ley Orgánica 1/2002, artículo 22.
2. El identificador de acreedor
La asociación es el acreedor: quien cobra. Para cobrar recibos domiciliados necesita un identificador de acreedor, que da el banco donde tiene la cuenta. Pedidlo al banco, junto con las condiciones del servicio de adeudos domiciliados: cómo se sube el fichero y qué cuesta cada recibo y cada devolución.
Fuente oficial: Banco de España, adeudos domiciliados.
3. Un mandato por cada socio
El mandato es el permiso que firma el titular de la cuenta para que la asociación le cargue los recibos. Lo guarda la asociación, no el banco, y es su prueba si un cargo se discute. Qué lleva, quién lo firma y cuándo caduca, en El mandato SEPA.
Fuente oficial: Banco de España, adeudos domiciliados.
4. El aviso previo al socio
El reglamento del esquema SEPA Core pide avisar al socio del importe y la fecha del cargo como muy tarde 14 días naturales antes, salvo que hayáis pactado otro plazo.
Fuente oficial: European Payments Council, reglamento SEPA Core.
5. El fichero y el banco
La remesa es un fichero con un recibo por socio: su IBAN, el importe, la fecha del cargo y la referencia y la fecha de su mandato. Se sube a la banca electrónica de la asociación, y el banco envía cada cargo al banco del socio. El mandato no viaja con el fichero.
Cuando el banco abona la remesa, anotadlo en la contabilidad y comprobadlo con el extracto: Cerrar el mes con el banco.
6. Las devoluciones
- Rechazo. El banco del socio no puede hacer el cargo: cuenta cerrada, IBAN erróneo, sin saldo.
- Devolución a petición del socio, hasta 8 semanas. El titular tiene derecho a que su banco le devuelva un cargo autorizado en las ocho semanas siguientes, sin tener que dar el motivo (Real Decreto-ley 19/2018, artículo 49).
- Cargo no autorizado, hasta 13 meses. Si no había un mandato válido, el socio puede reclamarlo hasta trece meses después (artículo 43). Aquí el mandato firmado es la defensa de la asociación.
Antes de volver a cobrar un recibo devuelto, hablad con el socio. Cómo se registra cada caso, en Qué es una remesa SEPA y cómo funciona una devolución.
Fuente oficial: Real Decreto-ley 19/2018, de servicios de pago, artículos 43 y 49.
Si lo lleváis con PKarnet
PKarnet genera los recibos del mes, prepara la remesa y su fichero para el banco en Cobrar cuotas, redacta el aviso previo y hace el seguimiento en Remesas. El recorrido entero, del recibo a la contabilidad: El día de cobro de cuotas.
Después de esto
- Llevar las cuentas de la asociación: Cómo llevar las cuentas de una asociación.
- Si todavía no tenéis la asociación: Cómo constituir una asociación en las Illes Balears.