Llevar una asociación en diez minutos

Si acabas de entrar en una junta, o acabáis de crear la asociación, nadie te ha explicado qué hay que hacer. Esta página lo cuenta en diez minutos: qué es una asociación, quién decide, qué papeles hay que llevar, qué le debéis a Hacienda y al Registro, y dónde lo recoge PKarnet. No sustituye a vuestros estatutos ni a una asesoría; sirve para saber qué preguntar.

1. Qué es una asociación

Un grupo de personas que se junta para un fin sin ánimo de lucro: una fiesta, un deporte, un barrio, una causa. Lo regula la Ley Orgánica 1/2002. Tres cosas la hacen existir:

• Los estatutos. El documento donde está escrito el nombre, el fin, cómo se entra y se sale, cómo se decide y quién representa a la asociación. Es la ley interna: cuando dudes, mira primero ahí.
• La inscripción en el Registro de asociaciones (el autonómico, normalmente). Da publicidad y permite actuar como entidad: abrir cuenta, pedir subvenciones, firmar.
• El NIF, que da Hacienda. Sin él no hay cuenta bancaria ni facturas a nombre de la asociación.

2. Quién decide: asamblea y junta

• La asamblea general son todos los socios reunidos. Es el órgano supremo: aprueba las cuentas del año, el presupuesto, las cuotas, cambia los estatutos y elige a la junta. La ley obliga a reunirla al menos una vez al año, y los estatutos dicen cómo se convoca, con cuántos días y qué mayorías hacen falta.
• La junta directiva gobierna entre asambleas: presidencia, secretaría y tesorería como mínimo, y los vocales que digan los estatutos. Su mandato dura lo que diga el estatuto, y cada cambio de junta hay que comunicarlo al Registro. En un sindicato o un partido los nombres cambian (secretaría general, de organización…), pero el reparto es el mismo: alguien representa, alguien levanta acta y alguien lleva el dinero.

PKarnet lo recoge en Usuarios: cada cargo con su acceso, y en Configuración el nombre que le dais a cada cargo.

3. Los socios

La asociación tiene que llevar una relación actualizada de socios: quién es, desde cuándo, y cuándo se da de baja. Es el «libro de socios», y la ley lo exige. De él sale todo lo demás: a quién se convoca, a quién se cobra, quién vota.

• Un socio entra como dicen los estatutos (normalmente una solicitud y la aceptación de la junta) y sale cuando lo pide, cuando deja de pagar según lo que digan los estatutos o por expulsión con los trámites que marquen.
• Si hay menores, firma y consiente el padre, la madre o el tutor.
• La cuota es lo que cada socio paga y cada cuánto. Puede haber varias (adulto, infantil, familiar). La fija la asamblea.

En PKarnet, el libro de socios es Socios; las cuotas, Tipos de cuota; y el carnet digital es la prueba de que alguien es socio.

4. El dinero

Una asociación no reparte beneficios, pero sí tiene que saber qué entra, qué sale y qué tiene. La ley pide una contabilidad que dé la imagen fiel del patrimonio, un inventario de bienes y que las cuentas del año se aprueben en asamblea.

• El ejercicio es el periodo de las cuentas: casi siempre el año natural. Al acabar se cierra y se presenta a la asamblea: cuánto entró, cuánto salió, qué queda.
• Lo normal es cobrar las cuotas por domiciliación bancaria (el banco se las carga a cada socio con su permiso, el mandato), por transferencia o en mano. Cada forma tiene su trabajo: la domiciliación necesita el IBAN de cada socio y un identificador de acreedor que da el banco.
• Guardad los justificantes: facturas de lo que compráis, recibos de lo que cobráis, extractos del banco.

En PKarnet, cobrar es Cobrar cuotas; el dinero y las cuentas, Economía; y el cierre del año tiene su propio asistente.

5. Los papeles

Tres libros, que hoy son ficheros: el de socios, el de actas (lo que decide cada asamblea y cada junta, con fecha, asistentes y acuerdos) y el de cuentas. Más las convocatorias enviadas con constancia, los estatutos vigentes y la inscripción en el Registro. Si alguien pide ver algo, lo primero que mira es que estos papeles existan y estén al día.

En PKarnet, las convocatorias salen de Comunicaciones y los documentos se guardan en Documentos.

6. Hacienda y el Registro, lo mínimo

Depende de cuánto mováis y de si cobráis a terceros, así que esto es la foto general; vuestra asesoría o la propia Agencia Tributaria os dirán lo que os toca.

• Impuesto de sociedades. Una asociación pequeña que vive de las cuotas suele quedar fuera de la obligación de declarar si no pasa de ciertos límites de ingresos y de rentas no exentas; si alquila, vende o factura, probablemente tenga que presentarlo aunque salga a cero.
• Modelo 347. Si con un mismo proveedor o cliente habéis movido más de 3.005,06 € en el año, se declara en febrero.
• Retenciones. Si pagáis a personas (un monitor, un alquiler a un particular), hay retención y modelos 111 y 190.
• Donativos. Si emitís certificados de donativos con derecho a deducción, modelo 182 en enero.
• El Registro. Cada cambio de junta, de estatutos o de domicilio se comunica. Si no, a efectos del Registro sigue mandando la junta anterior.

7. Los datos de las personas

Tenéis nombres, direcciones, cuentas bancarias y quizá datos de menores o de salud. El Reglamento General de Protección de Datos y la ley española piden tres cosas sencillas: guardar solo lo necesario, decir a los socios qué hacéis con sus datos (la política de privacidad) y no dejarlos a la vista de quien no los necesite. PKarnet reparte el acceso por cargo y guarda aparte lo más sensible, pero decidir quién ve qué es vuestro.

El error típico

Pensar que la asociación «es» la junta. La junta administra; decide la asamblea. Una cuota subida sin pasar por la asamblea, o unas cuentas no aprobadas, son el origen de la mayoría de los conflictos. Convocad, levantad acta y guardadla.

Después de esto

• Empieza aquí: tu asociación en PKarnet en 5 pasos, el asistente de arranque explicado.
• La asamblea general ordinaria, con lo que fija la ley y lo que dejan los estatutos.
• El calendario de la junta en Baleares, mes a mes.
• El primer mes de tesorería, si te ha tocado el dinero.