Portar una associació en deu minuts

Si acabes d'entrar a una junta, o acabau de crear l'associació, ningú no t'ha explicat què s'ha de fer. Aquesta pàgina ho conta en deu minuts: què és una associació, qui decideix, quins papers s'han de dur, què deveu a Hisenda i al Registre, i on ho recull PKarnet. No substitueix els vostres estatuts ni una assessoria; serveix per saber què demanar.

1. Què és una associació

Un grup de persones que s'ajunten per a un fi sense ànim de lucre: una festa, un esport, un barri, una causa. La regula la Llei orgànica 1/2002. Tres coses la fan existir:

• Els estatuts. El document on hi ha escrit el nom, el fi, com s'hi entra i se'n surt, com es decideix i qui representa l'associació. És la llei interna: quan dubtis, mira primer aquí.
• La inscripció al Registre d'associacions (l'autonòmic, normalment). Dona publicitat i permet actuar com a entitat: obrir compte, demanar subvencions, signar.
• El NIF, que dona Hisenda. Sense ell no hi ha compte bancari ni factures a nom de l'associació.

2. Qui decideix: assemblea i junta

• L'assemblea general són tots els socis reunits. És l'òrgan suprem: aprova els comptes de l'any, el pressupost, les quotes, canvia els estatuts i tria la junta. La llei obliga a reunir-la almenys una vegada l'any, i els estatuts diuen com es convoca, amb quants dies i quines majories fan falta.
• La junta directiva governa entre assemblees: presidència, secretaria i tresoreria com a mínim, i els vocals que diguin els estatuts. El seu mandat dura el que digui l'estatut, i cada canvi de junta s'ha de comunicar al Registre. En un sindicat o un partit els noms canvien (secretaria general, d'organització…), però el repartiment és el mateix: algú representa, algú aixeca acta i algú duu els doblers.

PKarnet ho recull a Usuaris: cada càrrec amb el seu accés, i a Configuració el nom que donau a cada càrrec.

3. Els socis

L'associació ha de dur una relació actualitzada de socis: qui és, des de quan, i quan es dona de baixa. És el «llibre de socis», i la llei l'exigeix. D'ell surt tota la resta: a qui es convoca, a qui es cobra, qui vota.

• Un soci entra com diuen els estatuts (normalment una sol·licitud i l'acceptació de la junta) i surt quan ho demana, quan deixa de pagar segons el que diguin els estatuts o per expulsió amb els tràmits que marquin.
• Si hi ha menors, signa i consent el pare, la mare o el tutor.
• La quota és el que cada soci paga i cada quan. N'hi pot haver diverses (adult, infantil, familiar). La fixa l'assemblea.

A PKarnet, el llibre de socis és Socis; les quotes, Tipus de quota; i el carnet digital és la prova que algú és soci.

4. Els doblers

Una associació no reparteix beneficis, però sí que ha de saber què entra, què surt i què té. La llei demana una comptabilitat que doni la imatge fidel del patrimoni, un inventari de béns i que els comptes de l'any s'aprovin en assemblea.

• L'exercici és el període dels comptes: gairebé sempre l'any natural. En acabar es tanca i es presenta a l'assemblea: quant va entrar, quant va sortir, què queda.
• El normal és cobrar les quotes per domiciliació bancària (el banc les carrega a cada soci amb el seu permís, el mandat), per transferència o en mà. Cada forma té la seva feina: la domiciliació necessita l'IBAN de cada soci i un identificador de creditor que dona el banc.
• Guardau els justificants: factures del que comprau, rebuts del que cobrau, extractes del banc.

A PKarnet, cobrar és Cobrar quotes; els doblers i els comptes, Economia; i el tancament de l'any té el seu propi assistent.

5. Els papers

Tres llibres, que avui són fitxers: el de socis, el d'actes (el que decideix cada assemblea i cada junta, amb data, assistents i acords) i el de comptes. Més les convocatòries enviades amb constància, els estatuts vigents i la inscripció al Registre. Si algú demana veure alguna cosa, el primer que mira és que aquests papers existeixin i estiguin al dia.

A PKarnet, les convocatòries surten de Comunicacions i els documents es guarden a Documents.

6. Hisenda i el Registre, el mínim

Depèn de quant mogueu i de si cobrau a tercers, així que això és la foto general; la vostra assessoria o la mateixa Agència Tributària vos diran el que vos toca.

• Impost de societats. Una associació petita que viu de les quotes sol quedar fora de l'obligació de declarar si no passa de certs límits d'ingressos i de rendes no exemptes; si lloga, ven o factura, probablement l'hagi de presentar encara que surti a zero.
• Model 347. Si amb un mateix proveïdor o client heu mogut més de 3.005,06 € l'any, es declara el febrer.
• Retencions. Si pagau a persones (un monitor, un lloguer a un particular), hi ha retenció i models 111 i 190.
• Donatius. Si emeteu certificats de donatius amb dret a deducció, model 182 el gener.
• El Registre. Cada canvi de junta, d'estatuts o de domicili es comunica. Si no, a efectes del Registre segueix manant la junta anterior.

7. Les dades de les persones

Teniu noms, adreces, comptes bancaris i potser dades de menors o de salut. El Reglament general de protecció de dades i la llei espanyola demanen tres coses senzilles: guardar només el necessari, dir als socis què feis amb les seves dades (la política de privacitat) i no deixar-les a la vista de qui no les necessiti. PKarnet reparteix l'accés per càrrec i guarda a part el més sensible, però decidir qui veu què és vostre.

L'error típic

Pensar que l'associació «és» la junta. La junta administra; decideix l'assemblea. Una quota pujada sense passar per l'assemblea, o uns comptes no aprovats, són l'origen de la majoria dels conflictes. Convocau, aixecau acta i guardau-la.

Després d'això

• Comença aquí: la teva associació a PKarnet en 5 passes, l'assistent d'arrencada explicat.
• L'assemblea general ordinària, amb el que fixa la llei i el que deixen els estatuts.
• El calendari de la junta a les Balears, mes a mes.
• El primer mes de tresoreria, si t'han tocat els doblers.