El primer mes de tresoreria

El primer mes de tresoreria no va d'aprendre comptabilitat: va de saber què hi ha en marxa (rebuts, remeses, banc) i tancar un cicle complet de cobrament i quadrament. Aquesta ruta ho ordena en tres temps.

Abans de començar

• Demana que et convidin amb el rol Tresoreria a Usuaris, amb el teu propi email. Res d'heretar el compte del tresorer sortint.
• Tingues a mà l'accés a la banca electrònica de l'associació: hauràs de descarregar extractes i pujar fitxers de remesa. Les signatures del banc es canvien al banc; PKarnet no les toca.

1. El primer dia: mira què hi ha en marxa

No canviïs res encara. Recorre aquestes pantalles i apunta el que trobis:

• Inici: les incidències són feina pendent i cadascuna du a la pantalla on es resol. Els indicadors són fets, no tasques.
• Cobrar quotes: quants rebuts hi ha per generar aquest mes i quants domiciliats tenen incidències bancàries (falta un IBAN o un mandat).
• Remeses: el filtre «Pendents de cobrar» mostra les remeses que ja han sortit i encara no consten cobrades. Una remesa exportada no està cobrada.
• Rebuts: filtra els tornats. Un rebut tornat no es torna a cobrar tot sol.
• Extractes bancaris: fins a quin dia arriba el control de cada compte i quants moviments queden sense conciliar.
• Obertura i tancament: que hi hagi un exercici obert que cobreixi la data d'avui i si en queda cap d'acabat sense tancar.

2. El primer dia: comprova que els avisos t'arriben a tu

Els avisos crítics per email (remeses per marcar com a cobrades, càrrec proper sense avís als titulars, extractes sense actualitzar, exercici sense tancar…) van per defecte a administració, presidència i tresoreria. Tu hi entres tot sol.

Però si algú va configurar un avís a mà, aquest avís té una llista fixa de persones i pot continuar anant al tresorer sortint. El rol de tresoreria no obre Avisos per email: demana a administració o presidència que ho revisi a Avisos per email.

3. La primera setmana: posa al dia el que està en marxa

• Remeses pendents de cobrar: mira al banc si el càrrec ja ha entrat i, si ha entrat, registra-ho al detall de la remesa. Les devolucions es registren com a tornades.
• Rebuts tornats: refactura'ls. Surt un rebut nou que entra a la remesa següent.
• Incidències bancàries: completa IBAN i mandat a la fitxa de cada soci. Corregit avui, entra a la remesa d'aquest mes.
• Extractes: importa l'extracte Norma 43 des del darrer dia cobert i concilia el que puguis. El recorregut Tancar el mes amb el banc va passa a passa.
• Factures de proveïdors que tenguis en paper o al correu: registra-les a Factures rebudes.

4. El primer mes: fes un cicle complet

Un mes sencer, de principi a fi, és la millor formació:

• Cobra les quotes del mes seguint El dia de cobrament de quotes: generar rebuts, resoldre incidències, crear la remesa i seguir-la fins al banc.
• Abans del càrrec, avisa els titulars amb el botó «Comunicar càrrec» de la remesa. El rol de tresoreria el du per defecte; si no et surt, algú t'ha llevat la casella de comunicacions econòmiques (mira Rols i permisos).
• Quan el banc carregui la remesa, marca-la com a cobrada i registra les devolucions.
• A final de mes, importa l'extracte i concilia. Quan no queden moviments sense conciliar, el mes està quadrat.

L'error típic

Començar corregint assentaments del tresorer anterior. Un assentament comptabilitzat no s'esborra ni s'edita: es corregeix amb un altre assentament. Abans de tocar res del passat, quadra el banc del mes en curs; la majoria d'«errors» que semblaven del Diari són moviments que faltava registrar. I si alguna cosa de l'any passat no quadra, es corregeix a l'exercici actual amb un ajust, no reobrint l'anterior.

Després d'això

• Tancar l'any: la feina de desembre i gener.
• Canvia la junta: què tocar: la llista completa del relleu.
• Rols i permisos
• Economia