PKarnet
El primer mes de tesorería no va de aprender contabilidad: va de saber qué hay en marcha (recibos, remesas, banco) y cerrar un ciclo completo de cobro y cuadre. Esta ruta lo ordena en tres tiempos.
Antes de empezar
- Pide que te inviten con el rol Tesorería en Usuarios, con tu propio email. Nada de heredar la cuenta del tesorero saliente.
- Ten a mano el acceso a la banca electrónica de la asociación: vas a necesitar descargar extractos y subir ficheros de remesa. Las firmas del banco se cambian en el banco; PKarnet no las toca.
1. El primer día: mira qué hay en marcha
No cambies nada todavía. Recorre estas pantallas y apunta lo que encuentres:
- Inicio: las incidencias son trabajo pendiente y cada una lleva a la pantalla donde se resuelve. Los indicadores son hechos, no tareas.
- Cobrar cuotas: cuántos recibos hay por generar este mes y cuántos domiciliados tienen incidencias bancarias (falta un IBAN o un mandato).
- Remesas: el filtro «Pendientes de cobrar» enseña las remesas que ya salieron y todavía no constan cobradas. Una remesa exportada no está cobrada.
- Recibos: filtra los devueltos. Un recibo devuelto no se vuelve a cobrar solo.
- Extractos bancarios: hasta qué día llega el control de cada cuenta y cuántos movimientos quedan sin conciliar.
- Apertura y cierre: que haya un ejercicio abierto que cubra la fecha de hoy y si queda alguno terminado sin cerrar.
2. El primer día: comprueba que los avisos te llegan a ti
Los avisos críticos por email (remesas por marcar como cobradas, cargo próximo sin aviso a los titulares, extractos sin actualizar, ejercicio sin cerrar…) van por defecto a administración, presidencia y tesorería. Tú entras solo.
Pero si alguien configuró un aviso a mano, ese aviso tiene una lista fija de personas y puede seguir yendo al tesorero saliente. El rol de tesorería no abre Avisos por email: pide a administración o presidencia que lo revise en Avisos por email.
3. La primera semana: pon al día lo que está en marcha
- Remesas pendientes de cobrar: mira en el banco si el cargo ya entró y, si entró, regístralo en el detalle de la remesa. Las devoluciones se registran como devueltas.
- Recibos devueltos: refactúralos. Sale un recibo nuevo que entra en la siguiente remesa.
- Incidencias bancarias: completa IBAN y mandato en la ficha de cada socio. Hoy corregido, entra en la remesa de este mes.
- Extractos: importa el extracto Norma 43 desde el último día cubierto y concilia lo que puedas. El recorrido Cerrar el mes con el banco va paso a paso.
- Facturas de proveedores que tengas en papel o en el correo: regístralas en Facturas recibidas.
4. El primer mes: haz un ciclo completo
Un mes entero, de principio a fin, es la mejor formación:
- Cobra las cuotas del mes siguiendo El día de cobro de cuotas: generar recibos, resolver incidencias, crear la remesa y seguirla hasta el banco.
- Antes del cargo, avisa a los titulares con el botón «Comunicar cargo» de la remesa. El rol de tesorería lo trae por defecto; si no te sale, alguien te ha quitado la casilla de comunicaciones económicas (ver Roles y permisos).
- Cuando el banco cargue la remesa, márcala como cobrada y registra las devoluciones.
- A final de mes, importa el extracto y concilia. Cuando no quedan movimientos sin conciliar, el mes está cuadrado.
El error típico
Empezar corrigiendo asientos del tesorero anterior. Un asiento contabilizado no se borra ni se edita: se corrige con otro asiento. Antes de tocar nada del pasado, cuadra el banco del mes en curso; la mayoría de «errores» que parecían del Diario son movimientos que faltaba registrar. Y si algo del año pasado no cuadra, se corrige en el ejercicio actual con un ajuste, no reabriendo el anterior.
Después de esto
- Cerrar el año: el trabajo de diciembre y enero.
- Cambia la junta: qué tocar: la lista completa del relevo.
- Roles y permisos
- Economía