Cerrar el año

El año contable se cierra una vez, y de cómo se cierre depende que el año siguiente empiece con el banco, los deudores y los acreedores que de verdad hay. PKarnet propone cada asiento y no contabiliza nada hasta que tú confirmas.

Lista de comprobación

Repásala antes de pulsar «Empezar el cierre». Lo que bloquea no deja empezar; lo que es aviso sale en el asistente, pero no impide cerrar; lo demás PKarnet no lo mira.

• Ejercicio siguiente creado y abierto (bloquea), en Apertura y cierre.
• Extracto de cada cuenta importado hasta el 31 de diciembre y conciliado (aviso: cuenta los movimientos sin conciliar, pero no comprueba que el extracto llegue al 31). Paso a paso en Cuadrar el banco antes del cierre.
• Remesas de diciembre marcadas como cobradas con la fecha real del abono, y ninguna en borrador (aviso solo por las de borrador), en Remesas.
• Recibos devueltos revisados: refacturados o hablados con el socio. Lo que quede pasa al año nuevo en la apertura. En Recibos devueltos refacturables.
• Facturas recibidas del año registradas y contabilizadas, también las que pagaréis en enero (aviso si alguna sigue en borrador), en Facturas recibidas.
• Ningún asiento en borrador con fecha del año (bloquea), en el Diario.
• Ninguna cuenta de agrupación con saldo, como 572000 «Bancos»: el saldo va en la subcuenta de cada banco (bloquea). Se ve en el Mayor.
• Inmovilizado revisado, cada bien con su fecha de alta y su porcentaje o sus años de vida útil (aviso si falta algo), en Inmovilizado. Lo básico, en Inmovilizado y amortizaciones: lo mínimo.
• Diario numerado por fecha (aviso): «Renumerar por fecha», en Apertura y cierre.
• Serie de facturación del año nuevo, si emites facturas, en Series.

1. Deja diciembre cuadrado

Lo que queda por anotar del año tiene que estar anotado antes de empezar: mientras el ejercicio está «En cierre», nadie puede contabilizar nada con fecha del año. Un movimiento del banco sin conciliar suele ser un gasto o un cobro que todavía no está en el Diario.

2. Crea el ejercicio siguiente

El asiento de apertura del año nuevo se escribe en el ejercicio siguiente, así que tiene que existir y estar abierto. En Apertura y cierre, PKarnet lo propone con las fechas puestas desde 45 días antes de que termine el actual, y el asistente también ofrece crearlo.

3. Revisa el inmovilizado

Con la fecha de alta y el porcentaje o los años de vida útil de cada bien, el asistente propone la dotación del año, prorrateada por días si el alta fue durante el año. Sin fecha, dota el año entero; sin porcentaje ni años, no dota y te lo avisa. Si no tenéis ningún bien activo, este paso no aparece.

4. Inicia el cierre

En Apertura y cierre, pulsa «Iniciar cierre» en el ejercicio que termina. Se abre el asistente en «Comprobaciones»: además de lo que bloquea en la lista, el Diario tiene que cuadrar. Hasta aquí no cambia nada.

Al pulsar «Empezar el cierre», el ejercicio pasa a «En cierre» y nadie puede anotar nada con esa fecha hasta que confirmes o abandones. Si abandonas, vuelve a estar abierto y no queda ningún asiento.

5. Recorre los pasos

• Amortizaciones: la dotación propuesta por elemento. Puedes cambiar el importe, sin pasar de lo pendiente, o dejar uno fuera.
• Regularización: los ingresos y los gastos del año se saldan contra 129000 «Resultado del ejercicio». Aquí ves si el año acabó con excedente o con déficit.
• Asiento de cierre: todas las cuentas de balance quedan a cero, cada saldo con su tercero.
• Apertura del siguiente: el espejo del cierre, fechado el primer día del año nuevo. Si el año nuevo ya tenía una apertura hecha a mano, el asistente la detecta y propone darla por buena: dos aperturas duplicarían los saldos.

Nada de esto está contabilizado todavía. Puedes ir y volver por los pasos.

6. Confirma

El último paso resume todo y avisa: no se puede deshacer. Marcas la casilla, escribes el nombre del ejercicio tal como sale en la lista y confirmas. Se contabilizan todos los asientos de golpe y el ejercicio queda cerrado. Si algún saldo cambió desde la previsualización, PKarnet no confirma y te pide revisar los pasos.

• Los informes del año cerrado (Sumas y saldos, Cuenta de resultados, Mayor) siguen enseñando los saldos reales: los asientos de cierre no cuentan en ellos.
• La conciliación del banco en enero arranca con el saldo de la apertura, como debe ser.

7. Tras la asamblea, aplica el resultado

El excedente o el déficit se queda en 129000 hasta que la asamblea aprueba las cuentas. Ese día, en Apertura y cierre, «Aprobar» te ofrece aplicarlo con la fecha de la asamblea contra 120000 «Resultados de ejercicios anteriores» o contra otra cuenta de patrimonio que hayas creado, como unas reservas. Con eso el año queda del todo cerrado.

El error típico

Empezar el cierre con el banco a medias. Una vez confirmado, nada se puede anotar con fecha del año: el gasto de diciembre que faltaba solo cabe en el año nuevo, como corrección (consulta con tu gestor cómo). Primero la lista; después «Empezar el cierre».

Después de esto

• Cuadrar el banco antes del cierre
• Inmovilizado y amortizaciones: lo mínimo
• La asamblea general ordinaria: donde se aprueban las cuentas.
• El calendario de la junta en Baleares: dónde cae el cierre en el año.