Qué es una remesa SEPA y cómo funciona una devolución

Una remesa SEPA es un fichero con los recibos domiciliados de un periodo que la asociación entrega a su banco para cargarlos, de una vez, en la cuenta de cada socio. Cobrarla no es el final: durante 8 semanas el socio puede pedir a su banco que le devuelva el cargo sin dar explicaciones, y hasta 13 meses si el cargo no estaba autorizado.

Antes de empezar

• Las reglas del cobro domiciliado en euros las fija el European Payments Council en el reglamento del esquema SEPA Core. En España, los derechos del titular de la cuenta están en el Real Decreto-ley 19/2018, de servicios de pago.
• La asociación es el acreedor: necesita un identificador de acreedor SEPA, que da el banco, y un mandato firmado por cada socio. Lo explica la página El mandato SEPA.
• En PKarnet, los datos del acreedor se rellenan una vez en Asociación. Sin ellos no se puede crear ninguna remesa.

1. Entiende qué viaja en la remesa

Cada recibo de la remesa lleva el IBAN del socio, el importe, la fecha de cargo, la referencia de su mandato y la fecha en que lo firmó. Tu banco manda cada cargo al banco del socio, y el banco del socio lo carga en su cuenta. El mandato firmado no viaja con el fichero: lo guarda la asociación, y por eso probarlo le toca a ella.

En PKarnet la remesa se crea en Cobrar cuotas y se sigue en Remesas. «Exportar SEPA XML» genera el fichero que subes a tu banca electrónica. Una remesa creada no se anula: revisa la selección antes de confirmar.

2. Avisa al socio antes del cargo

El reglamento SEPA pide enviar al socio un aviso previo (la prenotificación) con el importe y la fecha de cargo como tarde 14 días naturales antes, salvo que hayáis pactado otro plazo.

En el detalle de la remesa, «Comunicar cargo» prepara un borrador de comunicación con la fecha, el importe y el IBAN enmascarado de cada socio. Si a 10 días del cargo sigue sin enviarse, Inicio te avisa.

3. Distingue los tres tipos de devolución

• Rechazo del banco. El banco del socio no puede cargar el recibo: cuenta cerrada, IBAN erróneo, sin saldo, sin mandato. Llega en los días siguientes al cargo.
• Devolución a petición del socio, hasta 8 semanas. Desde la fecha del cargo, el socio tiene un derecho incondicional a que su banco le devuelva el importe. Salvo que el socio haya renunciado a ese derecho con su propio banco, este no puede negárselo ni pedirle motivos. Es el artículo 49 del Real Decreto-ley 19/2018 y la regla del esquema SEPA Core.
• Cargo no autorizado, hasta 13 meses. Si no existía un mandato válido, el socio puede reclamarlo hasta 13 meses después del cargo (artículo 43 del mismo Real Decreto-ley). Aquí el mandato firmado es tu única defensa.

En los tres casos el dinero no se queda en la cuenta de la asociación: o no llega, o el banco lo descuenta después. Según vuestro contrato, el banco puede cobrar además una comisión por cada devolución.

4. Registra la devolución en PKarnet

Cuando el banco abona la remesa, «Marcar remesa como cobrada» pasa todos los recibos a pagados de una vez. Las devoluciones se registran después, una a una, desde el detalle de la remesa con «Marcar como devuelto».

• PKarnet no lee el fichero de devoluciones del banco. Cada devolución la marcas tú, mirando el extracto.
• Un recibo ya cobrado solo se puede marcar como devuelto hasta 56 días (8 semanas) después de su fecha de cobro. Pasado ese plazo ya no se puede, y una reclamación por cargo no autorizado no tiene un camino propio en PKarnet: habla con tu gestor cómo registrarla.
• Marcar como devuelto no borra la deuda. La contabilidad la pasa a «recibos devueltos» para que no se pierda.

5. Decide qué haces con cada devuelto

Los devueltos pendientes aparecen en Recibos, con el filtro «Recibos devueltos refacturables». Refacturar crea un recibo nuevo, con los gastos de devolución si decides repercutirlos, y ese recibo entra en la siguiente remesa. Si el socio paga por otra vía, marca el recibo nuevo como pagado con la fecha real. A un socio dado de baja no se le puede refacturar.

El error típico

Refacturar sin hablar con el socio. Si el recibo lo devolvió él, lo más probable es que devuelva también el siguiente, y tu banco puede cobrarte dos comisiones. Primero pregunta qué ha pasado; después refactura o cambia su forma de pago.

Después de esto

• Cobrar las cuotas del mes: el recorrido completo, de los recibos a la remesa.
• El mandato SEPA: qué debe tener para que un cargo no se pueda reclamar como no autorizado.
• Cerrar el mes con el banco: conciliar el abono de la remesa y las devoluciones con el extracto.